辦公自動化于50年代在美國等西方國家首先興起，到70年代后期形成新型綜合學科--辦公自動化（OA）。80年代到90年代，辦公自動化系統開始在世界各國得到較快的發展。

根據對機構發展的深刻洞察，我國企事業單位的辦公自動化歷程，實際上已經經歷了6代的發展，伴隨著6代管理思想與管理體系的演變。

第1代OA：硬件配置階段

70年代末，伴隨企事業單位在辦公過程中開始使用電腦、傳真機、打印機、復印機等現代辦公設備，以單機為主、以實現個人事務處理為目的的第一代辦公自動化系統開始興起。

第2代OA：數據處理自動化階段

自80年代中期開始，伴隨傳統MIS（管理信息系統）的興起與發展，OA進入以數據處理自動化為標志的第2代OA階段。由于不能實現流程自動化，第1代及第2代OA都不能稱為真正意義上的"辦公自動化"。

第3代OA：C/S架構下的工作流自動化階段

伴隨企事業單位內部局域網的興起和發展，第3代OA開始關注并實施企事業單位不同部門間工作流程的自動化。不同部門及各員工間的協作大大加強，從而使企事業單位辦公的效率得到較大的提高。因此這是真正意義上"辦公自動化"的開始。

但是，第3代OA只是有限的工作流程自動化系統，難以實現隨時隨地的辦公、移動的辦公，因而難以實現企事業單位資源的延展，企事業單位資源最大程度的利用。

第4代OA：無障礙工作流自動化階段

90年代中期開始，隨著互聯網（Internet）的興起與發展，辦公自動化管理模式獲得極大的突破。以Internet為基礎，第4代OA實現了移動辦公，企事業單位資源不再受到通訊技術的限制。因此，它被稱為"無障礙工作流程自動化辦公"（Unlimited Work Flow）。

這種24小時*7天/周的不間斷辦公管理模式，為企事業單位實現對客戶的全天候服務和業務活動的全面開展提供了寬廣的舞臺。然而，由于受到企事業單位傳統的文化環境、管理模式和業務流程的束縛，協同工作的模式難以建立，工作流程自動化的效益也難以全部實現。

第5代OA：協同工作型辦公自動化（KM1代）

90年代末期開始，隨著協同管理思想（Collaboration）的興起，旨在實現項目團隊協同、部門之間協同、業務流程與辦公流程協同、跨越時空協同的第5代協同工作型OA開始興起。

第5代OA的核心是KM（知識管理），實現方式是Workflow（辦公流程自動化）及KM（知識管理）相結合的信息系統。其缺點在于太關注辦公事務本身與企事業單位目前的利益，缺乏長期的發展戰略。第一代知識管理（簡稱KM1代）太關注于知識/信息與資源的分享，而忽略知識的收集、積累與繼承。

因此，第5代OA難以支持企事業單位及員工的長期的協同發展。

第6代OA：協同發展型辦公自動化（KM2代）

第6代OA已經超越了傳統辦公的狹義范疇，它是一種領先的企事業單位管理思想。在實現方式上，它仍然以工作流程自動化Workflow（辦公流程自動化）及KM（知識管理）為核心。

從兩者的關系來看，工作流程自動化是實現協同的重要手段。缺少工作流程的自動化，任何辦公自動化系統都無法實現工作的協同。而KM仍然是OA的核心。但與第5代OA中的KM（KM1代）相比較，KM2代的涵義發生了重大的變化。

KM2代的優勢在于，其注重知識的收集、積累與繼承，最終目標是要實現企事業單位及員工的協同發展，而不是關注辦公事務本身與企事業單位本身的短期利益。只有實現企事業單位的發展，員工的發展才有空間；只有實現員工的發展，企事業單位的發展才有潛力。而"知識管理"正是實現兩者協同發展的橋梁。

事實上，現在的辦公已不再是簡單的文件處理，也不再是單純的行政事務了，其任務是要提高整個企事業單位的運作效率，進而提高企事業單位的核心競爭力。知識管理可以幫助企事業單位解決知識共享和再利用的問題。知識管理意味著在恰當的時間，將正確的知識傳給正確的人，使他們采取最合適的行動，避免重復錯誤和重復工作。知識管理關注“如何獲取、組織、利用和傳播散布在企事業單位信息系統和人們頭腦中的知識”。

階梯式的管理結構是一種傳統的管理模式，這樣處于金字塔頂端的最高ling dao通常只能接收到處于中層的部門負責人的反饋，而無法根據普通員工的意見對中層干部的工作進行批評。而對于處于底層普通員工的接觸就很少，他們很少能夠進行越級的信息反饋。并且這也是傳統管理模式中比較忌諱的一種方式。但是利用本系統，我們將實現管理的扁平化與透明化，將所有員工的工作都置于一個透明的狀態，根據權限范圍都可以了解到其他人在干什么、結果如何。最高ling dao可以隨時抽查任何一個員工的工作記錄，可以查看任何一個項目的進展情況，這樣企事業單位中的每一個員工都處與一個平等的狀態。這就是在我們通過本系統可以實現的一個基本理念：Who at Where do What。

不僅如此，隨著時代的發展，企事業單位的分散化程度越來越高，機構內的成員的流動性也越來越頻繁。如分布廣域辦公分支機構或者在全國的機構如何了解其他兄弟機構正在進行的項目，各地出差的機構內的成員也可以通過本系統來獲取企事業單位的相關咨詢。通過傳統的方式幾乎無法獲得的信息都可以在我們的系統中獲得。例如：如果某個部門負責人在開會時想查詢某個項目的一些資料，如果采用傳統方式必須打電話給單位，找到相關人員，然后再有他們發傳真或者通過電子郵件發送過來，這個過程可能會浪費很多時間，而如果有本系統，所有的信息都在網上，就可以直接從網上下載，從而大幅度提高了工作效率。

綜上所述，辦公自動化系統的發展經過六個階段，幾次飛躍過程。從以數據為核心發展到以信息交流為核心，進而提升為以系統地運用知識為核心。知識貫穿于各種方式的信息交流，從簡單的電子郵件、群件與協作、進而構建Web應用，其核心目的都是在獲得與應用知識。知識是企事業單位網絡上傳遞的最有價值的信息。第六代OA幫助企事業單位從How To的過程轉到Know的過程，將辦公自動化系統由模擬手工作業向改變并提高手工作業效率過渡。