本文從企業普遍存在的現象，并以中小企業如何控制成本為例講解協同辦公軟件如何改變中小企業的命運。

2009年，后金融危機時代的第一年，全球經濟不振，中國出口嚴重受阻，帶來經濟增長的全面下滑。為確保企業生存，大、中、小型企業都在尋找自己的出路，許多企業的戰略由出口調整為內銷，在國家的宏觀政策調控下，取得了一定的效果。當然在這樣嚴峻的年份中，倒下的企業也不在少數，究其原因真的只是出口遇阻的問題嗎？顯然并不確切，依然屹立的大、中、小企業是如何驅趕所謂的09年金融危機的寒冬的呢？除了高瞻遠矚外，還要練就能承受狂風暴雨的內功。那么作為中小企業的一份子，我們該如何去練就好內功呢？無疑從時間、成本上提高企業的內部工作效率是諸多方法中重要的一環，在日益激烈的競爭市場中，協同軟件對企業具有非常良好的應用價值，特別是針對中小企業，協同辦公軟件以解決企業內部協同辦公為主要目標，著力于提升企業管理的規范化以及提高工作效率、加強核心競爭力。 

讓我們以兩個企業常見的小問題來看看實現協同辦公的必要性。

1、普遍企業都會出現員工“瞎忙”現象

越來越多的員工抱怨說“上司安排給自己的工作堆積成山了，怎么努力也好像完不成，這個周末估計又沒有休息，需要加班了。”這樣的例子比比皆是；而另外一邊是老板和管理層發出來的聲音，為什么員工都在辦公室里面，卻看不到員工做了哪些實際的工作，有些什么工作成效，這不但浪費了企業的時間，同時也浪費了員工的時間，是不是這位員工不能勝任他的工作？老板把業績不好全都歸咎在此，而員工卻是叫苦連天。如何去架構企業內部有效溝通的橋梁呢？

這個橋梁可以由協同辦公軟件來承擔，因為從本質上來看，協同辦公軟件是解決公司內部問題的最佳平臺，也是提升公司內部管理水平的一種重要工具。從管理軟件角度來說，協同辦公軟件不單單是單純的應用軟件，是架構員工和老板之間有效協同溝通的橋梁，長遠來看是符合企業的發展需要的，同時也是蘊含著深刻管理思想的應用管理軟件。 

此外，通過協同辦公軟件工作流可以解決流程審批太長、信息不能快速傳遞等體現員工“瞎忙”的現象。流程是企業日常運營的基礎。一個企業的效率低下，首先應檢查：企業的流程是否合理，是否簡潔和高效，能否有改進的地方，改進的可能性有多大。流程體現企業的一種文化，自定義的流程、簡單化的流程更方便員工的操作，把繁瑣的工作變成簡單，從而把員工從傳統低效的工作中釋放出來；而協同辦公軟件內部的日程管理和工作日志則很好的把信息不能快速傳遞造成的不必要的困擾很好的解決了。每個老板都想了解員工的工作時間、工作動態，通過日程管理和工作日志就可以很清楚的了解到員工每天的工作計劃，什么時間做了哪些事情，可以了解員工本周的工作總結和下周的工作計劃，可以讓老板或者管理層更好的支配員工的工作，隨時提供決策調整思路，從而更合理的利用有效時間，提高每個員工的工作效率；工作日志可以分享出員工的收獲以及留下了哪些問題是需要企業協助去解決的。綜上所述，協同辦公軟件為解決企業內部溝通提供了很好橋梁，將先進的管理思想注入到中小企業當中，進而大幅的提高企業的辦公效率，提升中小企業的市場競爭力。 

2、中小企業究竟該如何控制成本

缺少信息化資金準備的企業，對信息化的投入一般覺得比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上中小企業協同辦公軟件(OA)，有利于企業逐步了解企業信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性，節省成本的同時完善了企業內部的工作效率。相對來說，外資合資企業、港澳臺企業早就非常注重固定資產管理，就比如一份普通的企業宣傳單張，它到底需要不需要花錢，它到底屬于不屬于固定資產，外資合資、港澳臺企業認為它是企業的固定資產，會通過信息化系統去管理固定資產，這些資料由哪個員工出了庫存，發放給了客戶多少份，有多少是沒發放完、還需要重新進入庫的，這些企業都是以固定資產管理來實現的。做到從最小的地方去注重成本。而國內的中小企業總是認為那只是一份資料，能多派給客戶就多派，不太注重固定資產管理，只要錢花出去了，能見到良好的企業利潤就可以了，因而沒有意識到微薄成本積累起來一樣會給企業造成浪費的后果。

綜上所述，在提倡雙贏的市場競爭中，協同軟件從項目型走向成熟產品型是一個必然的過程。協同辦公軟件產品也必將向專業品牌靠攏，廣東因豪集團旗下的開心協同軟件（OA）經過五年市場的洗禮，必將成為（OA）品牌的佼佼者，在管理理念、產品研發、技術架構、售后服務、細節處理上處處體現為廣大中小企業著想、貼合中小企業所需，因而必將成為新一輪自主研發信息產品化浪潮中的主力軍，成為企業管理創造雙贏的一個必勝的戰略武器。