由于中小企業資源條件的限制，中小企業的信息化程度很低，那么中小企業如何啟用協同辦公呢？本文給出了相關介紹。

中小企業沒有大企業那樣的經濟實力，對于ＯＡ項目的投入非常有限，其次中小企業的規模和扁平化的管理，決定了信息的傳遞不易產生瓶頸，并且中小企業辦事機構相對集中不易產生文件傳遞問題。這幾個特性決定了中小企業不能像大企業那樣有大量的投入請來專業的項目開發單位進行量身定制，并且ＯＡ的一些優秀特性也不能在中小企業中得到很好的發揮。這意味著如果將大企業成功的ＯＡ模式，不經選擇的強行應用于中小企業的話難免會發生“消化不良”。

中小企業，而真正需要進行辦公的人員則更少。加上企業的特性，使ＯＡ的優勢功能在這也不具現實意義。像上文中說到的那樣中小企業的管理較為扁平，各種意見和思想都能很快的進行交流。對于某些工作有時在中午用餐時間幾個經辦人就可以敲定并付諸實施，事后的反饋也還算可以。重要的是這樣具備相當的靈活性，在中國這是十分重要的。而現在硬要大家過渡到ＯＡ中來辦公，加上開始操作上的不適應，有時還發生操作上的錯誤，諸如張三要做的工作被李四收到等等的問題，難免使大家對ＯＡ產生了抵觸情緒。此時ＯＡ系統就像是雞肋，可謂“食之無味，棄之可惜”。 

通常辦公室的業務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。辦公室是各行業工作的ling dao進行決策的場所。ling dao機關做出決策，發布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業務關聯單位。 

企業信息化是一個過程，要循序漸進。有的企業對OA的要求是一步到位，由傳統的紙質辦公模式一下子就轉變到無紙化辦公，把企業的所有的業務流程統統移植到OA系統中，盲目的追求大而全，這個觀點是非常錯誤的。各個企業的人員結構不同，員工的知識層面、對新事物的接受程度也有差異，盲目的擴大OA系統的功能，很可能會在一定范圍內產生抵觸，不利于企業信息化的推廣，還會增加企業的成本而達不到預期的效果。所以企業在選擇OA系統時，要由簡到繁，從基礎功能做起，逐步增加功能。

推廣實施OA，根本目的不僅是幫助企業建立一套完整的管理系統，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現管理的提升、業務的改善。這就決定了企業在OA或OA的選型過程中必須立足企業的實際需求，結合企業自身的實際情況逐一對照，從產品和供應商方面認真綜合比較，以主流的企業辦公自動化軟件為目標，最終選定企業所要用的OA。

OA系統的功能過多、過泛，容易造成功能閑置，系統空洞；其次，功能越全，系統越復雜，使用越困難，維護越麻煩；再次，功能多一點，價ge多一片，一次性投入較大；最后，服務成本直線上升，隱形風險增大，甚至使應用半途而廢。選購OA系統時應該考慮一下自己的實際需求和支付能力，如果以適用為出發點，那么就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個功能緊湊，滿足自己核心需求，既便宜又容易二次開發的系統。

OA系統不同于CRM、HR和ERP等較為專業的系統，它是需要企業大部分人員使用的系統，所以在易用性方面有較強的要求。有些企業一味的追求知名高、規模大的OA廠商，大廠商固然有他自身的優勢，尤其是在技術和大規模的平臺部署方面。但是中小型企業的特點是：用戶數較少、功能相對簡單、預算有限。所以企業應該著重考慮OA系統的功能是否能滿足企業目前的需要，尤其是現在OA產品更新換代的速度也很快，企業完全可以隨著自身的發展進行升級或更換。

總之，中小企業選擇OA軟件既不能求大、求全，又不能隨便、湊合，必須根據自身特點選擇一個實用、適用、易用、通用、性價比高的軟件，只有這樣才能讓軟件在自己的企業內發揮最大的功效，給企業帶來最大的回報。