伴隨著知識經濟的發展，知識管理已成為企業管理實踐的主題。知識管理的重要性不言而喻，我們需要探討的是知識管理在企業的實現方式。美國生產力和質量中心對知識管理的定義：“知識管理應該是組織一種有意識采取的戰略，它保證能夠在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人。這樣可以幫助人們共享信息，并進而將之通過不同的方式付諸實踐，最終達到提高組織業績的目的。” 戰略即方法，方法即手段，管理理論與信息技術的結合成為構建企業知識管理體系的重要手段。信息技術將快速、準確的知識歸納、提煉與交付成為可能，Internet的廣泛應用，使基于信息技術的知識管理系統，變為跨區域、跨部門的知識共享與利用，并且同企業的業務流程緊密結合，構筑企業協同辦公環境。協同辦公系統在企業的運用成為企業知識管理的實現方式。

企業知識管理面臨的四大難題

信息的膨脹，每天企業在運轉過程中都會產生大量的信息，所需處理的信息迅速膨脹，平均每12-18個月就會擴展一倍，這種幾何級數的增長的信息量讓企業的管理者無所適從。

信息的孤島，在企業信息化管理的進程中，企業先后采用了多種管理系統，如CRM、HRM、ERP等，數據也依然被封存在各種不同的系統中，信息間缺乏相互聯系的通道，缺乏一個統一的界面，大量的信息，孤立的數據，多系統的相互獨立性也成企業的整體信息管理的障礙。

信息的非結構化，對大多數企業來說，結構化數據只占到企業全部信息與知識的10%左右，其他的90%都是數據庫難以存取到的非結構化數據。而對于企業決策者來說，往往一個備忘錄、一封郵件等這些“死角”里會隱藏了非常重要的信息資源。

信息的非個性化，企業的不同人員如管理者、部門員工、客戶、供應商、合作伙伴等都是企業知識的提供者和需求者，他們對知識和信息的切入點及關注點有本質的區別，很多企業的信息化系統往往是“千人一面”，組織內成員無法按需所取，知識和信息無法分類，知識不能有效積累和利用。

綜上所述，企業的知識管理實踐迫切需要一種為企業提供組織、搜索和獲取真正有價值的信息與知識的解決方法。需要利用統一的平臺來為員工、管理者、客戶、供應商、合作伙伴等企業活動的參與者提供全面的企業知識管理和應用?；趨f同理念的企業協同辦公系統以其先進的管理理念和高效的工作平臺將知識管理的過程同企業運營流程緊密結合，為企業知識的積累、分享、利用和創新構建了良好的實現環境。

協同辦公OA平臺如何構建企業知識管理

知識是企業的一種特殊的資源，是個人和組織的智力資本。對于企業而言知識積累、分享、利用、創新的過程同企業實際的業務和工作流程是緊密關聯的，知識管理的過程和企業的業務運營過程合而為一，這正是企業知識管理的本質。一方面，知識來源于工作而應用于工作，作為辦公平臺，協同辦公系統可以為知識管理提供實際層面的支持；另一方面，協同辦公系統與知識管理在管理思想上相通相融，因而能夠貼合知識管理的需求。協同辦公系統作為企業知識管理營造一個開放、共享、協同的知識實踐環境。

企業的知識管理可以分為三方面：

（1）對知識內容（包括以文檔資料等形式存在的顯性知識和人的經驗、技能等隱性知識）的管理。而知識管理的關鍵，第一是要迅速、有效的獲取知識內容并建設企業的知識庫，這包括它的及時性、有效性、可被利用性和可持續發展性；

 （2）知識流動環節的管理，包括知識的生產、知識的獲取、知識的整理、知識的傳遞、知識的共享、知識的利用、知識的積累、知識的創新等。知識能夠大流量、高效率的進行流轉，把知識迅速而通暢的貫穿到企業工作的各個方面中，以最佳的方式實現知識的共享、利用和增值；

（3）知識載體（人和組織）的管理，這包括對人員和組織進行變革，使其能適應知識管理的需求，讓人和組織在知識的活動中最大程度的受益。

下面我們就以上三個層面的管理需求在協同辦公平臺上的如何實現做進一步的闡述：

 知識內容的管理在協同辦公OA系統

（1）協同辦公OA系統建立企業級知識庫

 提供了全面的知識文檔管理的框架，可自定義的目錄結構對知識進行完全規范化的組織，對知識進行合理的分類，建立企業級知識庫，保證企業知識信息的有效積累

通過定義文檔目錄及文檔模版設置，并結合文檔審批流程，對文檔進行多種形式的發布。如新聞發布

（2）工作過程中的知識積累

在工作過程中各部門人員在系統中積累不同的信息內容

A、銷售部

為每個客戶建立完整的客戶卡片，客戶資源集中管理，防止資源流失。

銷售人員在銷售過程中及時填寫客戶聯系記錄，部門主管可對客戶狀態及時掌控，職位變動或人員離職不會影響銷售工作的開展。

銷售過程中產生的需求分析、方案書、合同等各類文檔存儲到相應的文檔目錄中，并同相關客戶卡片關聯，體現系統協同性。

B、人力資源部

在系統中建立人事檔案庫

工作過程中產生的人事相關政策、招聘、通知、薪酬制度、培訓計劃等文檔存儲在相應的文檔目錄中

C、行政管理部

 在系統中建立企業資產信息庫，并將資產相關的說明書、采購合同、維修手冊等文檔存儲到相應文檔目錄中建立行政工作相關的供應商卡片，并將相關文檔與卡片關聯。

行政管理工作過程產生的通知、新聞等文檔存儲在相應的文檔目錄中。

D、項目管理部

為每個項目建立完善的項目卡片，并對項目卡片進行及時更新，項目成員可隨時了解項目進程，項目卡片同客戶卡片建立關聯，體現系統協同性。

項目過程中產生的調研表、計劃書、方案書、項目報告等文檔存儲到相應的文檔目錄，并同項目卡片關聯，體現系統協同性。

3、從隱性到顯性的知識管理 

知識管理過程同工作流程的結合，將人員在工作中的一些經驗和工作方法等隱性非結構化的知識挖掘并歸類形成顯性知識沉淀在知識系統中。員工會在系統中創建同工作相關或其他內容的文檔，知識管理過程中的激勵機制會激發成員知識貢獻的熱情，這些文檔正是隱性知識轉化成顯性知識的體現。

4、同工作流程關聯的信息歸結

 審批流程將信息經過審核、分類變成能協助個人、企業或團體創造智能與價值的有用信息，如合同審批、客戶審批、項目審批、新聞審批、費用報銷、工作總結等信息經過審批后歸結成信息在系統中留存成為企業運營和管理過程中可隨時調用的有價值的信息。