查看書中的實際表示例之前，最好牢固掌握在使用數據庫(特別是Access數據庫〉過程中遇到的術語。Microso位Access 遵從了傳統的數據庫術語。數據庫、表、記錄、字段和 值等術語表明了從最大到最小的層次結構。

數據庫

1.1.1

一般來說，若數據庫一詞是-個計算機術語，表示關于某個話題或者業務應用程序的信息集合。數據庫可以幫助您以邏輯的方式將這些相關信息組織在一起，便于進行訪問和檢索。

數據庫并非僅限于計算機。還有人工數據庫，我們把它們稱之為人工文件編排系統或者人工數據庫系統。這些文件編排系統通常由人、文件、文件夾和文件柜組成，其中文件是人工數據庫系統的關鍵。在真實的人工數據庫系統中，可能正在使用輸入/輸出柜和某些類型的正式文件編排方法。可以通過打開文件柜、取出文件夾和找出需要的文件來進行人工信息訪問。用文件形式進行輸入，也許使用打字機?？梢酝ㄟ^人工分類文件或者通過從多個文件向-個文件復制不同信息來人工獲取信息(甚至是復制到Excel電子表格中〉。還可以使用電子表格或者計算器來分析數據，或者是以新奇的方式將數據顯示出來。

Access 數據庫只是紙制文件編排系統中文件編排功能和檢索功能的自動化版本。Access 數據庫將信息存儲在一個仔細字義的結構中。Access 表可以用各種形式存儲數據，從簡單文本行(例如姓名和地址)到諸如圖片、聲音和視頻圖像等復雜的數據格式。以一個精確并且已知的格式來存儲文件可以使像Access 這樣的數據庫管理系統(database management system, DBMS) 將數據轉變為有用信息。

在Access 數據庫中，表的作用相當于主要的數據存儲庫。查詢、窗體和報表提供了數據的訪問途徑，使用戶可以添加或提取數據，并通過有效的方法呈現數據。大多數開發人員都向窗體或者報表添加宏或者Visual Basicfor Applications (VBA) 代碼，使其應用程序更易于使用。

像Access 這樣的關系型數據庫管理系統(relational database management system, RDBMS)可以在相關表中存儲數據。例如，一個包含員工數據(姓名和地址〉的表有可能會與-個包含工資單數據(發放日期、發放數量和校驗數)的表存在關系。查詢允許用戶提出有關這些相關表的復雜問題(例如" 2007 年發給Jane Doe 的工資總額是多少?")，查詢結果可以通過屏幕上的窗體或打印報表顯示出來。

在Access 中，盤好F言是用于數據和相關對象的總體容器。但是它絕不僅僅是表的集合，數據庫中包含了很多對象，包括查詢、窗體、報表、宏和代碼模塊。

Access 一次運行一個單獨的數據庫。打開Access 時，一個單獨的數據庫就會展現出來并可使用它?？梢酝瑫r打開幾個Access 副本來使用多個數據庫。

很多Access 數據庫包含兒百個甚至幾千個表、窗體、查詢、報表、宏和模塊。除一些特殊情況外， Access 2007 數據庫中的所有對象都存在于一個擴展名為accdb ， . accde 或.adp 的單獨文件中。

.adp 文件格式是→種特殊的數據庫格式， Access 將其用作前端來處理sql server數據。

表

1.1.2

一個表就是一個用于原始信息(稱為挺好)的容器，這與人工文件編排系統中的文件夾非常類似。Access 數據庫中的每個表都包含了關于單個實體的信息，例如-個人或者一種產品，并將數據組織到行和列中。

在本章后面的"5步驟設計方法"中，會了解到規劃Access 表的成功技巧。在第2 章和第3章中，將了解到管理關系型表設計的重要規則，以及如何將這些規則加入到Access 數據庫中。這些規則和指導原則可以確保應用程序實現最佳的性能，同時也會保護表中所含數據的完整性。

事實上，以抽象的方式考慮自應用程序所管理的對象是非常重要的。由于每個Access 表都定義了一個實體，所以必須把表當做實體。設計和構建Access 數據庫時，或者是在使用一個現有應用程序時，都必須考慮到表和其他數據庫對象是如何表示由數據庫管理的物理實體的。

創建表后，就可以用類似電子表格的形式查看表，即聾'ttf!衰- ，其中包含了行和列(分別稱為記錄和字段， 參見下一小節"記錄和字段勺。圖1-1 顯示了Access Auto Auctions 應用程序中Contacts表的數據表視圖。

圖1-1 以數據表形式顯示的表

Contacts 表表示了使用Auto Auction 的人員。注意表如何劃分為水平的數據行( 從左到右)和垂直的數據列( 從上到下)。每一行( 或者記錄〉都定義了一個單獨的聯系人，而每一列( 或者字段)代表著有關聯系人實體的一類信息。

例如， tblContacts 的頂行包含了描述John Jones 的數據，包括他的名和姓、他的住址和他所在的公司。描述Mr. Jones 的每一部分信息都是一個字段(FirstName 、LastName 、Address 、Company ， 等等〉。多個字段組合到一起后構成了記錄，而記錄組合到一起后就構成了表。

Access 表中的每個字段都包括很多屬性，它們指定了字段中所包含的數據類型，以及Access應該如何處理該字段的數據。這些屬性包括字段名( LastName ) 和字段中的數據種類( text ) 。

字段也可能包括其他屬性。例如，"字段大小"屬性告知Access 可以為一個人的姓輸入多少字符(可以在第2 章了解到更多有關字段和字段屬性的內容)。

記錄和字段

1.1.3

如圖1-1 所示，數據表分為行( 稱為記錄〉和列( 稱為字段)，第一行(每一列頂端的標題)包含了數據庫中的字段名。每一行都是一個包含字段的單獨記錄，而這些字段與記錄密切相關。

在人工系統中，行是很多單個的窗體( 紙張)，而字段則與需要填寫的打印表中的空白區相似。

值

1.1.4

值位于行( 記錄) 和列( 字段〉的交叉點，即實際的數據元素。例如，第一個記錄中的名字John 代表著一個數據值。可能會提出一些問題，例如，是什么導致了該行與表中的其他行有所區別?在同一個表中是否有可以存在著另外一個John Jones?如果存在著多個John Jones ，數據庫如何區分它們?