如果您是數(shù)據(jù)庫新手(或者是經(jīng)驗(yàn)豐富的數(shù)據(jù)庫用戶)，需要在開始構(gòu)建Access數(shù)據(jù)庫前了解一些關(guān)鍵的概念。Access 數(shù)據(jù)庫包含了7 種頂級(jí)對(duì)象，這些對(duì)象由使用Access 時(shí)所需的數(shù)據(jù)和工具組成。

表:保存實(shí)際數(shù)據(jù)。

查詢:搜索、排序和檢索特定數(shù)據(jù)。

窗體:以自定義的格式輸入和顯示數(shù)據(jù)。

報(bào)表:顯示和打印格式化數(shù)據(jù)。

頁面:在公司內(nèi)部網(wǎng)發(fā)布數(shù)據(jù)。

宏:不需要通過編程來實(shí)現(xiàn)任務(wù)的自動(dòng)化。

模塊:包含使用Visual Basicfor Applications (VBA) 編程語言編寫的程序。

1.3.1 數(shù)據(jù)表

數(shù)據(jù)表是在Access 中查看數(shù)據(jù)的方法之一。盡管數(shù)據(jù)表本身不是數(shù)據(jù)庫對(duì)象，但它卻可以通過類似于財(cái)務(wù)電子表格或者ExceI 工作表的格式顯示表中的記錄列表。數(shù)據(jù)表將數(shù)據(jù)顯示為一系列的行和列(相對(duì)Excel電子表格而言)。數(shù)據(jù)表還可以用信息的原始形式顯示該信息。數(shù)據(jù)表視圖是顯示所有記錄中所有字段的默認(rèn)模式。

可以用鍵盤上的方向鍵在數(shù)據(jù)表中滾動(dòng)查看。也可以在數(shù)據(jù)表內(nèi)顯示其他表中的相關(guān)記錄。另外還可以更改所顯示的數(shù)據(jù)。

警告:進(jìn)行更改或者允許用戶修改數(shù)據(jù)表格式的數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)該謹(jǐn)慎.更新數(shù)據(jù)表記錄后，就會(huì)永久史改底層表中的數(shù)據(jù).

1.3.2 查詢

查詢可以從數(shù)據(jù)庫中提取信息。查詢可以選擇并定義滿足某一條件的一組記錄。許多窗體和報(bào)表都基于查詢，在顯示數(shù)據(jù)顯示前先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選。另外，經(jīng)常從VBA 程序中調(diào)用查詢來更改、添加或者刪除數(shù)據(jù)庫記錄。

例如，一個(gè)Auto Sales 辦公室員工可要求數(shù)據(jù)庫"按字母順序顯示出所有居住在Massachusetts州并且已經(jīng)在過去的半年中購買了一些產(chǎn)品的客戶，并按客戶名對(duì)顯示的內(nèi)容進(jìn)行排序"或者"顯示出在過去半年中購買了價(jià)值3.5 萬美元或以上汽車的所有客戶，并且先按客戶名，然后按汽車價(jià)值排序顯示他們"。

不用以英語提出問題，而是用示例查詢(query by example, QBE) 方法。在QBE 設(shè)計(jì)窗口中輸入指令時(shí)，查詢會(huì)將該指令轉(zhuǎn)換為結(jié)構(gòu)化查詢語言( Structured Query Language , SQL) 并檢索所需的數(shù)據(jù)。第4 章介紹了QBE 設(shè)計(jì)窗口以及如何構(gòu)建查詢。

在第一個(gè)示例中，查詢首先使用相關(guān)的字段Contact ID (表間的公共連接)把來源于Sales 和Contact 表的數(shù)據(jù)結(jié)合起來。然后，檢索名、姓和想了解的其他任何數(shù)據(jù)。接著Access 開始篩選記錄，只選擇銷售日期在半年以內(nèi)的值。查詢首先將產(chǎn)生的記錄按照聯(lián)系人的姓和名進(jìn)行排序。最后，記錄就出現(xiàn)在了屏幕上的數(shù)據(jù)表中。

在第二個(gè)例子中也進(jìn)行了類似的操作E 使用銷售、聯(lián)系人、發(fā)貨單和產(chǎn)品并且應(yīng)用的搜索條件是在Description 字段中出現(xiàn)購買的車輛及其Price 宇段中的值大于或者等于3 .5萬美元。運(yùn)行完查詢后，產(chǎn)生的記錄集可以用窗體的形式顯示在屏幕上或者打印為報(bào)表。這樣，用戶訪問的數(shù)據(jù)將僅限于符合該標(biāo)準(zhǔn)的返回記錄。

1.3.3 數(shù)據(jù)輸入和顯示窗體

數(shù)據(jù)輸入窗體可以幫助用戶快速、輕松和準(zhǔn)確地將信息輸入數(shù)據(jù)庫。與數(shù)據(jù)表相比，數(shù)據(jù)輸入和顯示窗體提供了更加結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)視圈。通過該結(jié)構(gòu)化視圖可以查看、添加、更改和刪除數(shù)據(jù)庫記錄。通過數(shù)據(jù)輸入窗體輸入數(shù)據(jù)是將數(shù)據(jù)放入數(shù)據(jù)庫表最為常見的一種方式。

數(shù)據(jù)輸入窗體限制了對(duì)表中某些字段的訪問。數(shù)據(jù)添加到數(shù)據(jù)庫表之前，窗體也可以檢查這些數(shù)據(jù)的有效性。

多數(shù)用戶更偏重于將數(shù)據(jù)輸入窗體中，而不是在表的數(shù)據(jù)表視圈中輸入數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)輸入窗體有些類似于常用的文件文檔，可以協(xié)助用戶完成數(shù)據(jù)輸入任務(wù)。窗體通常可以指導(dǎo)用戶完成正在更新的表中的字段，使數(shù)據(jù)輸入不言自明。

只能顯示的界面和窗體僅用于查詢目的。這些窗體允許顯示給定表中的某些字段。僅顯示某些字段意味著可以限制用戶訪問敏感數(shù)據(jù)，同時(shí)又允許用戶查詢其他字段。

1.3.4 報(bào)表

報(bào)表以打印格式來呈現(xiàn)數(shù)據(jù)。Access 支持幾種不同類型的報(bào)表。報(bào)表可以列出給定表中的所有記錄(例如客戶表)，或者僅列出符合某個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的記錄，例如居住在Washington 州的所有客戶。通過只選擇報(bào)表所需記錄的查詢來完成這種報(bào)表。

報(bào)表可以結(jié)合多種表來呈現(xiàn)不同數(shù)據(jù)集間的復(fù)雜關(guān)系。例如打印發(fā)貨單?？梢栽L問客戶表來獲取客戶的名稱和地址(及其他相關(guān)數(shù)據(jù))并與銷售表中的記錄相關(guān)聯(lián)，以打印出所定購產(chǎn)品的單個(gè)項(xiàng)目信息。接著可以指示Access 來計(jì)算總值并將它們以特定的格式在窗體中打印出來。另外，還可以利用Access 將記錄輸出到發(fā)貨單報(bào)表，這是匯總了發(fā)貨單信息的打印文檔。

提示:設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫表時(shí)，務(wù)必記住要打印的所有信息類型.這樣確保可從數(shù)據(jù)庫表中得到各類報(bào)表中所需的信息.

1.3.5 設(shè)計(jì)系統(tǒng)的對(duì)象

要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫對(duì)象，例如表、窗體和報(bào)表，首先要完成一系列稱為設(shè)計(jì)的任務(wù)。設(shè)計(jì)得越好，應(yīng)用程序運(yùn)行的就更好。對(duì)設(shè)計(jì)考慮的越透徹，完成系統(tǒng)時(shí)的速度就會(huì)越快。設(shè)計(jì)過程不一定就是壞事，其目的也不是生成大量的文檔。設(shè)計(jì)一個(gè)對(duì)象的惟一目的就是生成-個(gè)在實(shí)施過程中需要遵從的明確路徑。