一個通用數據庫任務會將記錄從一個表歸檔到另一個表。如果您希望從原始表中刪除不必要的記錄以減小表的大小，但是將來可能會參考這些記錄，那么您可以歸檔記錄（而不是刪除記錄）。要在 Microsoft® Access 數據庫中歸檔記錄，請用宏來運行查詢，將記錄從一個表移到另一個表。

注意：以下過程使用的是羅斯文示例數據庫中的示例。羅斯文示例數據庫的默認位置是 Program Files/Microsoft Office/Office10/Samples 文件夾。如果您的 Samples 文件夾中沒有 Northwind.mdb 文件，或者您需要有關打開羅斯文的詳細信息，請在 Office 助手或“幫助”窗口的“應答向導”選項卡中輸入“打開羅斯文示例數據庫”，然后單擊“搜索”。

定期將記錄從一個表歸檔到另一個表

1、使用“復制”和“粘貼”命令，將要歸檔的表復制到新表中。僅復制結構，不復制數據。

例如，將“產品”表的結構復制到名稱為“產品歸檔”的新表中。

2、創建一個查詢，使其包含“產品”表中所有的字段，并將記錄附加到“產品歸檔”表中。設置條件來指定要歸檔的記錄的子集。

例如，創建一個名為“產品附加”的附加查詢，通過將“中止”字段的“條件”單元格設置為 -1，就可以僅向“產品歸檔”表中附加中止的條目。

提示:如果每次歸檔的條件都會發生變化，那么您可以創建一個帶有提示參數的附加查詢，這樣在每次運行查詢時就可以輸入不同的條件。

3、創建一個刪除查詢，此查詢的條件與步驟 2 中為附加查詢指定的條件相同。您將使用此查詢從“產品”表中刪除在步驟 2 中附加的記錄。

例如，創建一個“產品刪除”刪除查詢，此查詢的條件與“產品附加”附加查詢所指定的條件相同。

注意:如果您創建一個提示輸入參數的附加查詢，那么您應該也創建一個提示輸入相同參數的刪除查詢，并且對每次運行查詢出現的參數提示，要確保輸入相同的值。

4、創建一個宏，使其先運行附加查詢，然后運行刪除查詢。

例如，創建一個名為“產品附加記錄”的宏，在宏的第一行用 OpenQuery 操作來運行附加查詢，在宏的第二行用 OpenQuery 操作來運行刪除查詢。

5、每次您要歸檔記錄時，請運行“產品附加記錄”宏。