圖1-2 所示是一種設計方法，特別為使用Access進行了修改。該方法是一個自上向下的方法，它從總體系統設計開始，最終是窗體設計，其中包含了5 個步驟。

圖1-2 5 步驟設計流程圖.該設計方法尤其適合Access數據庫

這5 個設計步驟和本書中示例所展示的數據庫系統說明了大量有關Access 的內容，并且為創建數據庫應用程序打下了堅實的基礎，這些應用程序包括表、查詢、窗體、數據頁、報表、宏和簡單的VBA (Visual Basicfor Applications) 模塊。

花在每個步驟上的時間完全取決于所構建的數據庫環境。例如，有時用戶會提供一個需要Access 數據庫打印出來的報表樣本，報表上的數據源非常明顯，從而設計報表只需要兒分鐘的時間。而有的時候，特別是當用戶的需求非常復雜，或者應用程序支持的業務流程要求大量的研究時，可能要花幾天的時間來完成第一步。

在逐步了解設計過程的每個步驟時，需要始終關注輸出和輸入上的設計問題。盡管可以看到系統的實現組件(汽車、購買者、銷售商和交易) ，還是要切記本章的重點在于如何設計每一個步驟。查看Access AutoAuctions 系統的設計時，應注意其設計過程，而不是實際系統。

1.4.1 第1 步:總體設計從概念到實現

所有軟件開發人員都面臨著很多類似的問題，第一個問題就是確定如何才能滿足最終用戶的需求。在關注細節問題之前，了解一下總體需求尤為重要。

圖1-2 中所示的5 步驟設計方法可以幫助您創建所需的系統，而且價格可以承受(按時間或美元計算)。例如，AccessAuto Auctions數據庫允許客戶向顧客出售商品(車輛和部件)。Access Auto Auctions 數據庫實現了以下任務的自動化：

輸入和維護客戶和銷售商的合同信息(姓名、地址和財務歷史信息) ;

輸入和維護銷售信息(銷售數據、支付方法、總額，包括稅金、購買者ID 和其他方面) ;

輸入和維護銷售項目信息(實際購買的商品詳細信息) ;

查看所有表中的信息(銷售、聯系人、購買銷售項目和支付信息) ;

提出有關數據庫中信息的所有問題:

生成當前聯系人目錄:

生成發貨單的月報表:

生成客戶銷售歷史:

生成郵件標簽和郵件合并報表。

Access Auto Auctions 數據庫自動化實現的9 項任務己經通過客戶表現了出來。在設計過程開始時，可能還需要考慮其他任務。

構建系統所需要的大多數信息都來源于最終用戶。這就是說需要和他們進行接觸以了解現有的處理工作。要實現這一目標，需要對現有系統進行全面的需求分析以及如何實現該系統的自動化。

一個實現方法就是準備一系列的問題，以深入了解客戶業務以及客戶如何使用數據。例如，在考慮對汽車拍賣業務實現自動化時，可以考慮提出如下問題:

目前正在使用哪些報表和窗體?

目前銷售、客戶、聯系人和其他記錄如何存儲?

如何處理票據?

提出這些以及其他問題時，客戶可能會想起業務的其他方面，對此也應該有所了解。

對現有工作流程的預排對于找到業務"感覺"來說也是十分必要的。極有可能返回多次來觀察現有流程以及員工如何工作。

準備完成余下的步驟時，一定要保持客戶的參與，讓客戶知道所做的工作并且要求其提供所需要的輸入數據，同時確保按客戶需求進行工作。