Microsoft Query 查詢定義可以保存在擴展名為qdy的文件中，打開qdy文件讀取外部數據后，Excel默認將查詢定義和數據一道保存在excel文件中的。更新數據時只要刷新數據(點擊“全部刷新”按鈕)就行了。如果沒有“全部刷新”按鈕，點擊菜單“工具”--“自定義”，勾選“外部數據”即可。

　　新的查詢也可以復制當前建立好查詢工作表后點擊菜單“數據”—“導入外部數據”—“編輯查詢”進入Microsoft Query編輯界面，修改SQL語句，產生一個新的查詢。當向導無法建立的復雜查詢也可以用這種方式產生。

　　建立查詢或者打開一個查詢讀取外部數據時需要提供數據庫的用戶名和密碼，輸入密碼獲取數據后保存excel文件時系統默認將查詢定義和數據一道保存在excel文件中，下次點擊刷新雖然可以根據查詢語句更新數據，但仍需要輸入數據庫密碼，通過設置可以保存數據庫密碼以便簡化操作，加快更新速度。方法是點擊菜單“數據”—“導入外部數據”—“ 數據區域屬性”，如下圖：

　　勾選保存密碼即可，如下圖：