Excel輕松入門

2024-08-23 19:52:02

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供稿：網友

　　作為微軟Office家族的重要組件之一，Excel可以做的事非常多，功能也非常強大。

　　它的基本職能是對數據進行記錄、計算與分析。在實際應用中，它小到可以充當一般的計算器，或者記算個人收支情況，計算貸款或儲蓄等等;大到可以進行專業的科學統計運算，以及通過對大量數據的計算分析，為公司財政政策的制定，提供有效的參考。

　　或許你早就聽說Excel的大名，但幾乎沒有使用它，所以一直在它的門前徘徊;也許你已經了解Excel的基礎，但不知道該如何進一步學習;也許你由于工作所需，要求掌握Excel;也許你出于考試所迫，需要快速了解Excel的很多細節。不管是由于那種情況，本系列課程都能給你一些有益的幫助和啟示。

　　本課程用圖解的方式從開始介紹Excel的基礎的知識、功能和操作，即使是完全沒有接觸過Excel的讀者，也可以輕松學習掌握。后面我們會通過大量的實際運用實例來引導學習，用操作學習過渡到實例學習，這樣循序漸進的學習方式過程將充滿樂趣，同時更容易獲得解決實際問題的能力。期待你的關注!

　　一、Excel可以做什么?

　　作為微軟Office家族的重要組件之一，Excel可以做的事非常多，功能也非常強大。它的基本職能是對數據進行記錄、計算與分析。在實際應用中，它小到可以充當一般的計算器，或者記算個人收支情況，計算貸款或儲蓄等等;大到可以進行專業的科學統計運算，以及通過對大量數據的計算分析，為公司財政政策的制定，提供有效的參考。

　　在實際的行業運用中，教師、企業辦公文秘人員、政府審計部門、統計部門和一般的工作人員等等那個都會或多或少的用到Excel。大量的實際應用經驗表明，如果能夠熟練地使用Excel，將會大大提高我們的學習和工作的效率，運用于商業管理中，直接帶來的就是經濟效益的提高，還是那句話，花些時間學習Excel是值得的。

　　二、基本概念

　　進入具體的操作性學習之前，這里先說明幾個基本的概念，理解這個幾個概念是進一步學習的基礎。

　　(一) 文件

　　用術語說，文件就是存儲在磁盤上的信息實體。用電腦，可以說我們幾乎天天都在和文件打交道。對我們初學者來說，要明白文件是有不同的類型的，我們可以通過它的后綴名來區分。就拿微軟Office家族來講，Word創建的文件文檔文件后綴名為DOC，Excel創建的工作薄文件后綴名為 XLS，Powerpoint創建的演示文稿文件的后綴名為PPT等。

　　不過類型的文件，需要不同的應用程序才能打開它，有的初學者從別的電腦上復制了一個用Excel創建的工作薄文件到自己的電腦上，可是無論如何也打不開它，后來才明白原因是自己的電腦上沒有安裝Excel應用程序。

　　所以，要順利地進行后面的學習，請現在你的電腦上安裝Excel 2003，其它版本的Excel雖然可以仿照操作，但是由于本系列課程都是以Excel 2003為藍本的，因此建議讀者朋友盡量使用Excel 2003進行學習。

　　(二) 工作薄和工作表

　　學習和使用Excel，肯定要和兩個概念打交道，那就是"工作薄"和"工作表"。前面已經說過，工作薄是一種由Excel創建的文件，而工作表則是工作薄的組成部分。可以這樣形象的理解，工作薄是一個筆記本，而工作表是這個筆記本里的每頁紙。操作和使用Excel，絕大部分工作是在工作表中進行的。

　　三、Excel的工作環境和基本操作

　　(一) 啟動Excel

　　啟動Excel2003之前，先要確定你的電腦上已經安裝過它。

　　我們可以通過三種方式啟動Excel。

　　1、通過開始菜單

　　操作步驟：依次單擊桌面上的"開始→所有程序→Mircosoft Office→Microsoft Office Excel 2003"命令(圖 1)，一會出現Excel 2003的閃屏，隨即可啟動Excel 2003。

　　(圖1　　圖片較大，請拉動滾動條觀看)

　　2、通過桌面快捷方式

　　操作步驟：如果在桌面上建立過Excel 2003的快捷方式，則雙擊該快捷方式的圖標即可啟動(圖 2)。

　　圖 2

　　3、通過Excel工作薄文件

　　操作步驟：如果你的電腦中存儲有由Excel創建的工作薄文件，則可雙擊該文件啟動Excel。

　　(二) 認識Excel的工作環境

　　啟動Excel 2003后，我們將看到Excel的工作窗口。如果你完全是一個新手，那么可能會這個工作環境感覺有點復雜。如有你有使用Office家族中如Word等應用程序的經驗，那么應該有點似曾相識的感覺。因為它們的菜單、工具欄、任務窗格和編輯窗口的布局是大體相同的。

　　下面我們來介紹一下這個工作環境的情況。了解各部分的稱呼(名稱)，如菜單、工具欄、任務窗格等等都是必要的，因為我們后面的操作將使用這些稱呼(圖 3)。

　　(圖3　　圖片較大，請拉動滾動條觀看)

　　(1) 標題欄這里顯示程序的名稱，以及當前工作薄文件的名稱。

　　(2) 菜單欄可以通過選擇相應的菜單命令來向Excel發出命令。Excel為了用戶便于記憶，將類似的命令分門別類地放到同一菜單項目中，菜單可以根據自己的習慣定制。

　　(3) 工具欄可以通過單擊相應的按鈕來向Excel發出相應的命令。工具欄可以根據自己的習慣定制。

　　(4) 公式欄在單元格中輸入數據或公式后，將在這里顯示輸入的內容。對輸入數據或公式的編輯在這里進行相當方便。

　　(5) 列標題從A到IV的256個字母。每個字母代表工作表256列中的一列，從按英文字母順序A開始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此類推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此類推到BZ，最后一列是IV。單擊列標題可以選中整列。

　　(6) 活動單元格指示器這個黑色邊框的指示器代表當前活動的單元格，所謂活動，即當前被選中的單元格。

　　(7) 行標題從1到65536的數字，每個數字代表工作表的一行。單擊行標題可選中整行的單元格。同時，由于有256列，則Excel工作表的單元格總數為 256×65536=16777216個，我們用列標題和行標題就可以確定一個單元格，如A4，代表第A列，第4行那個單元格，其余依次類推。

　　(8) 任務窗格這是2002版本開始出現的新特性，方便快速選擇相關的任務，例如新建工作薄、使用剪貼板等。

　　(9) 垂直滾動條使用該滾動條可以垂直滾動工作表。

　　(10) 水平滾動條使用該滾動條可以水平滾動工作表。

　　(11) 工作表標簽每個標簽代表工作薄中不同的工作表，每個工作表的名稱都顯示在標簽上，選擇單擊標簽即可切換到相應工作表。一個工作薄可以包含任意數量的工作表，但是為了方便管理，工作表數量最好不要太多。

　　(三) 使用Excel的菜單和工具欄

　　要想熟練地使用Excel完成自己的任務，菜單和工具欄是必須掌握的。

　　我們要讓Excel做事，必須向它發出命令。發出命令的方法通常有四種：使用菜單、使用快捷鍵、使用快捷菜單和使用工具欄。

　　下面通過一個具體任務的操作進行說明。

　　任務：在A1單元格中輸入字符"語文"，并把該內容復制到A5單元格。

　　1 使用菜單

　　操作步驟：

　　(1) 選中A1單元格在其中輸入"語文"，可以看到單元格中的插入點光標還處于閃動狀態，Excel等待我們輸入其它的內容，因為確認輸入完畢，則按下鍵盤回車鍵，可以看到活動單元格指示器跳到B1單元格。

　　(2) 現在用鼠標單擊A1單元格，可以看到活動單元格指示器重新回到A1單元格，這時單擊菜單"編輯"，在展開的菜單選項中選擇"復制"命令(圖 4)，可以看到A1單元格周圍出現黑白相間的滾動條，表示復制命令已被執行。

　　圖 4

　　(3) 然后選中A5單元格，再單擊菜單"編輯"，在展開菜單選項的中選擇"粘貼"命令?？梢钥吹紸1單元格中的內容被復制到了A5單元格中(圖 5)，按下鍵盤回車鍵完成操作。

　　圖 5

　　說明：在第1步中，為什么輸入"語文"后，要按下回車，再重新選擇A1單元格呢?這是因為，當輸入"語文"后，插入點光標在單元格中閃動，這時如果直接通過菜單執行復制命令，那么該命令是針對單元格中的插入點光標的，由于該光標什么也沒選中，因此相當于沒有復制任何內容。而按下回車后重新選擇A1單元格，可以看到A1單元格中沒有插入點光標，所以這時通過菜單執行復制命令，就是復制A1單元格中的內容"語文"。

　　值得注意的一個區別是：單擊A1單元格是激活它，讓它成為活動單元格，可以直接輸入數據或公式，執行復制粘貼等命令;而雙擊A1單元格是編輯它，可以在內部修改數據或公式。其它單元格依此類推。

　　2 使用快捷鍵

　　如果你認為展開層層菜單操作比較麻煩，那么可以通過快捷鍵操作。大部分常用的命令都有快捷鍵。比如圖4中復制的快捷鍵為"Ctrl+C"，Excel把常用命令的快捷鍵放在了菜單列表中對應命令的右邊(圖 6)。

　　圖 6

　　操作步驟：

　　(1) 先刪去A5單元格中的"語文"，然后用鼠標單擊一下A1單元格，按下鍵盤組合鍵"Ctrl+C"，和前面一樣，A1單元格周圍出現黑白相間的滾動條，表示復制命令已被執行。

　　(2) 選中A5單元格，按下鍵盤組合鍵"Ctrl+V"，可以看到"語文"已被貼貼到A5單元格中，按下鍵盤回車鍵完成操作。

　　3 使用快捷菜單

　　操作步驟：

　　(1) 先刪除A5單元格中的"語文"，然后選中A1單元格，并單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單選項中選擇"復制"命令(圖 7)。

　　圖 7

　　(2) 然后選中A5單元中，并單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇"粘貼"命令，按下鍵盤回車完成操作。

　　4 使用工具欄

　　操作步驟：

　　(1) 先刪除A5單元格中的"語文"，然后選中A1單元格，單擊工具欄"復制"圖標(圖 8)。

　　圖 8

　　(2) 選中A5單元格，單擊工具欄的"粘貼"圖標(圖 9)，按下鍵盤回車鍵即可完成操作。

　　圖 9

　　上面通過一個簡單的任務，初步介紹了一下向Excel發出命令的常用方式，大家可不要小看了這些基本技能的學習，以后完成更復雜的任務，都要靠它們哦。

　　(四) 了解對話框

　　如果你夠仔細，應該會發現有的菜單選項中的命令后帶有省略號(三個小黑點)(圖 10)，當你單擊這種命令時，將會顯示一個對話框。

　　圖 10

　　對話框的用途是，Excel可以通過它獲得更多的信息，以便能夠完成更為復雜的命令。比如我們選擇"文件→頁面設置"命令，顯示"頁面設置"對話框(圖 11)，在這里可以設置頁面的方向、縮放的比例、頁面的大小等等參數，Excel通過這個對話框接受這些信息后，才能準確執行我們的命令。通過對話框操作是相當方便的。