馬上就是各個學(xué)校期中考試的時間了。為了使各類考試的組織工作能順利地進行，讓考生順利地找到自己的考場座位坐下來安靜待考是非常重要的。這其中打印考場座位標簽成為一項必不可少的工作。許多朋友都是用Excel進行考務(wù)管理工作的，那如何利用Excel來實現(xiàn)批量座位標簽的打印呢?為了方便給大家介紹，接下來筆者以4個班級的考生數(shù)據(jù)為例介紹下實現(xiàn)的過程。

　　考生名冊的生成

　　根據(jù)座位標簽中需要打印的項目，筆者設(shè)計了“考生名冊”工作表。為了體現(xiàn)考試的公平，大家可事先將考生按班級號“1～4”循環(huán)的順序整理好，“座位號”也可根據(jù)考場的大小設(shè)計成“1~30”的循環(huán)號，即每個考場30個考生。

　　考場座位標簽報表的設(shè)計

　　考場座位標簽的設(shè)計要本著美觀、實用、節(jié)省紙張和便于剪裁的原則，結(jié)合實際使用的經(jīng)驗，筆者在一張A4的打印紙上設(shè)計了30個座位標簽(1行3個，共10行，如下圖)。

　　報表的設(shè)計工作在“桌貼”工作表中進行。開始時可先設(shè)計一個座位標簽，然后對該標簽中要調(diào)用的數(shù)據(jù)進行反復(fù)測試。調(diào)用數(shù)據(jù)的方法是(以第1個考生的座位標簽為例)，在第1個考生的“準考證號” 所在的B3單元格內(nèi)輸入公式“=INDIRECT(“考生名冊!A”&CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2+CEILING(COLUMN()/5，1)-1+($P$2-1)*30+2)”便得到了該考生的準考證號。

　　公式中的INDIRECT函數(shù)的功能是用于返回指定單元格內(nèi)的引用(即“考生名冊”工作表A3單元格中的準考證號);公式中的“CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2+CEILING(COLUMN()/5，1)-1+($P$2-1)*30+2”得到的數(shù)值為“3”，使用該公式的目的在于指定該考生標簽所在單元格區(qū)域(“A2：E5”，即4行5列)內(nèi)返回的都是同一個數(shù)字，這樣做是為了在其余的“姓名”、“班級”、“考場”和“座號”等單元格中用相同的函數(shù)實現(xiàn)對該考生數(shù)據(jù)的調(diào)用，這一功能主要是通過CEILING函數(shù)來實現(xiàn)的，該函數(shù)的功能是將指定的數(shù)值向上舍入為最接近的整數(shù)。

　　接下來就可以用相同的公式來調(diào)用該考生的“姓名”、“班級”、“考場”和“座號”等單元格中的數(shù)據(jù)了，只需將原來公式中的指定的A列分別改為“B”、“C”、“D”和“E”列就可以了。另外需要注意的是，由于考生的人數(shù)較多，數(shù)據(jù)調(diào)用時還要考慮到打印時超過一頁的情況，因此在公式的最后加上了“($P$2-1)*30+2” (“考生名冊”表中有2行標題，故要加“2”)，公式中的“P2”單元格為手工設(shè)定的用于輸入指定頁碼的單元格，這樣就可以方便任意頁標簽的顯示和打印了。

　　在設(shè)計的“桌貼”工作表中除了輔助單元格外，需要打印的單元格區(qū)域可通過“頁面設(shè)置”對話框中的“打印區(qū)域”來指定(如下圖)。

　　打印功能的設(shè)計

　　為了便于打印全部的考生座位標簽或指定的某頁標簽，筆者設(shè)計了以下兩段VBA代碼來輔助實現(xiàn)這兩項功能：在“桌貼”工作表中利用“控件工具箱”工具欄中的“命令按鈕”繪制兩個按鈕控件“CommandButton1”和“CommandButton2”，將它們的“Caption”屬性分別改為“打印全部頁”和“打印指定頁”。雙擊命令按鈕 “打印全部頁”，在其Click( )事件中輸入代碼如下圖。

　　關(guān)閉代碼窗口返回到Excel工作表中，單擊“打印全部頁”按鈕就可以實現(xiàn)所有考場座位標簽的打印。單擊“打印指定頁”按鈕就可以根據(jù)提示輸入需要打印的頁碼，系統(tǒng)會自動判斷指定的頁碼是否超出頁碼范圍，如果在指定的頁碼范圍內(nèi)則打印指定的標簽頁，否則會給出錯誤提示信息。

　　通過以上操作我們就可以在Excel中實現(xiàn)考場座位標簽的打印了，而且一勞永逸，每次只需要將考生的名單等基本信息做些修改就可以直接打印了，是不是很方便呢?