用Excel制作漂亮的工資條的方法

2024-08-23 19:47:43

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供稿：網友

　　如何使用Excel進行工資條的制作，也許有些網友使用已經很長時間了，但如何更快更好的做出漂亮的工資條，看看作者的方法吧。

　　“小問題難倒老財務”，也許你已經在財務口上工作多年，也許你天天都要面對Excel那張老臉，也許你已經習慣了用工資明細表做員工工資統計并向上級匯報，把表中的條目一條條復制粘貼后打印發給每個員工?？赡闶欠裣脒^，找一個更簡單更有效率的方法?看起來這似乎有些困難：在工資明細表中，工資的項目(即表頭)一般只出現在表格開頭的某一行，而在工資條中，為了便于閱讀則要求每個人的工資都有表頭，那么如何巧妙地把工資明細表制作成便于打印的工資條呢?如圖所示，這就是我們要完成的工作(原工資表見圖1，轉換成工資條后的效果見圖2)：

圖1 原工資表

圖2 轉換后效果

　　“條條大路通羅馬”，不過路有遠近之分，方法也有難易之別，這里給大家提供三種最簡單易用的方法。

　　方法一：宏命令控制法

　　對于Office家族的宏功能，大家或許早有耳聞，但由于需要使用VBA進行編程，所以宏一直讓許多人望而卻步，不過要使用一個現成的宏就簡單多了。首先打開要處理的Excel表，選擇“工具→宏→Visual Basic 編輯器”，在編輯器左邊的窗口中用鼠標雙擊Sheet1，會出現代碼編輯窗口，在代碼編輯窗口輸入如下代碼(為了不破壞原有的工資表，所以這里采用了將 Sheet1的內容復制到Sheet2的方法，所以最后的生成結果是在Sheet2中顯示)：

　　Sub MakeSalaryList()

　　Dim i As Integer

　　Dim endrow As Integer

　　'測出數據的最后一行

　　endrow = Sheet1.Range("a65536").End(xlUp).Row - 1

　　'把標題貼過去

　　Worksheets(1).Range("1:1").Copy (Worksheets(2).Cells(1, 1))

　　For i = 3 To endrow

　　'把每條數據抬頭貼過去

　　Worksheets(1).Range("2:2").Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 7, 1))

　　'把數據貼過去

　　Worksheets(1).Range(Cells(i, 1), Cells(i, 256)).Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 6, 1))

　　Next i

　　End Sub

　　關閉編輯器，將自動返回到剛才的Excel表，選擇“工具→宏→宏”，將彈出如下對話框：(見圖3)

圖3 添加宏

　　點擊“執行”，將在Sheet2生成如Gz-2所示的轉換成工資條，怎樣，不復雜吧。當然，如果你的表總Sheet2已經輸入了別的內容，就可以將他復制到Sheet3來生成，代碼修改也很簡單，把其中的Sheet2修改成Sheet3就可以了，其它代碼不變。

　　方法二：公式填充法

　　相比宏命令，公式填充法更便于理解，不過需要手工操作的步驟稍微多一些，“魚和熊掌不可得兼”，要用哪種方法就看你的愛好了。

　　首先打開要操作的Excel工資表，為了不破壞原表(Sheet1)結構，我們仍然采用在Sheet2中進行操作的方法。由于這個工資表一共有L列，18行，要復制的表頭項目在第二行，所以在第一個單元格中輸入如下公式：

　　=IF(MOD(ROW(),2)=0,INDEX(sheet1!$A:$L,INT(((ROW()+1)/2))+2,COLUMN()),sheet1!A$2)

　　接下來的工作就簡單了，我們只要使用填充柄將此公式填充到其它單元格，列向填充到L列，行填充到18行就大功告成。

　　因為在不同的表格中這個公式需要修改的地方比較多，所以這里做一下解釋：

　　由于工資條中的奇數行都是表頭，偶數行是數據，所以在這個公式中首先進行奇偶行判斷，若是奇數行，直接取工資表的A2單元格數據(即公式中的 sheet1!A$2，如果表頭數據在第4行第三列則修改為sheet1!C$4)。若是偶數行，則用INDEX()函數來取數。該函數的第一個參數是指定工資表中的一個取數區域(即sheet1!$A:$L，如果不是從A到L列，那么可以修改這個參數，如修改為sheet1!$B$P ，就表示在B到P列之間取數)。當然，如果你想把轉換后的數據放在Sheet3而不是Sheet2中，那么，只要在Sheet3中執行以上操作就可以了，并不需要修改公式的內容(見圖4)。

圖4 公式填充法

　　采用這種方法不能自動插入空行，給打印后的裁減帶來了一定的麻煩，所以，建議在做完后在全選所有單元格，通過調整行高和列寬來解決這個問題。

　　方法三：Word郵件合并法

　　對于宏和公式運用不太熟練的朋友別著急，這里還有一招等著你。

　　首先我們確定好主文檔(工資條表格)和數據源(Excel或access格式的記錄表)，然后通過“郵件合并”向導把數據源中的的字段信息合并進來。

　　點擊“工具→信函與郵件→郵件合并”，然后在屏幕右側進入“郵件合并”向導。

　　第一步：選擇文檔類型。選擇“信函”。

　　第二步：選擇開始文檔。選擇默認的“使用當前文檔”。

　　第三步：選取收件人。單擊“使用現有列表”區的“瀏覽”按鈕，通過“選擇數據源”對話框，定位格式數據源的存放位置，選中并打開。接著彈出“郵件合并收件人”對話框，在這里可以指定參與郵件合并的記錄，選擇默認的“全部”，確定返回Word編輯窗口。

　　第四步：撰寫信函。將插入點定位于表格的第二行第一格內，單擊“郵件合并”工具欄上“插入Word域”左邊的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對話框，選中“域”下方列表框中的“序號”字段，并單擊“插入”按鈕，即可把“序號”字段合并到主文檔中。然后用同樣的方法把其余字段插入到主文檔表格中對應的位置即可。

　　第五步：預覽信函。在這里我們可以瀏覽一下工資條的大致效果，還可以調整“姓名”表格的寬度，讓姓名在一行內顯示。然后選中“姓名”后的表格區域，單擊鼠標右鍵在彈出的菜單中選擇“平均分布各列”，讓這些列具有相同的寬度，使工資條更美觀。如果這樣直接進入打印操作，一頁紙只能打印一個工資條，所以選中整個工資條表格，復制，粘貼到原表格下方空一行后的地方，把插入點定位于主文檔中第一和第二個表格之間的空行處，單擊“郵件合并”工具欄上的“插入Word域”按鈕，在彈出的菜單中選擇“下一記錄”命令，以此類推，就可以在一頁紙上多排幾個工資表，充分利用資源了。

　　最后進入第六步：完成合并。然后把工資條打印出來，就制作完成了(見圖5)。