每年六月份是學校教務處最忙的時候，其中如何能按時把畢業證書發到學生手中，是一項重要的工作。依照省教育主管部門的要求，畢業證書的紙張是統一印制的?，F在學校大都用計算機打印來代替手工書寫，圖1是一張制作好了的畢業證書，虛線左邊是學校的存根，虛線右邊是發給學生的畢業證，打圈的表示不同學生有不同的值，打方框的是不變的值。

　　學生的基本信息都已存在，教務處一般都用Excel來處理。但要在Excel中打印畢業證書卻有些困難，因為一般證書都是用Word設計，然后從Excel原始表中“復制”學生的信息“粘貼”到Word中，制作一張打印一個，工作量可想而知，決不會比手工書寫快，只是打印出來美觀罷了。

　　要能連續自動打印，而無需人工操作該多好。筆者帶著問題，經過反復嘗試和實踐找到了一種既不用編程，且簡捷、易用的方法。

　　1. 首先要把Excel中的數據轉化為VFP6.0中的數據，插入一行VFP6.0字段名(如圖2)，選擇“文件”下的“另存為”命令，在對話框中的“保存類型”中選擇“DBF4(dBASE Ⅳ)(.dbf)”，轉換成功后的文件擴展名為DBF。

圖1

　　注意：Excel表的第一行內容需要先輸好(如圖2)，否則轉換時可能會出現VFP6.0不能識別的字段名，從而導致轉換不成功的現象。其中xm表示姓名、xb表示性別、xjh表示學籍號、csny表示出生年月、jgs表示籍貫的省份、jgs1表示籍貫的縣、byzh表示畢業證號。

圖2

　　2. 用VFP6.0的報表設計器設計界面

　　(1)選擇VFP6.0菜單的“文件/新建”命令，選擇“文件類型”中的“報表”，單擊“新建文件”，輸入文件名，便創建了一報表文件，如“打初中畢業證書”。打開“顯示/工具欄”菜單命令，選擇“報表設計器”。如圖3，按下“報表設計器中”的“報表控件”。在整個設計中我們只用了〔選取對象〕按鈕、〔標簽〕按鈕和 〔域控件〕按鈕。

圖3

　　(2)圖4是筆者設計好的初中畢業證書打印報表，下面對此做一說明：常量部分用〔標簽〕按鈕，在其中直接輸入，文字的字體、字號等可用“格式/字體”來設定。變量部分用〔域控件〕按鈕，在彈出的“報表表達式”中輸入對應的字段名，如xm(表示姓名)、xb(表示性別)、xjh(表示學籍號)、jgs(表示籍貫的省份)、jgs1(表示籍貫的縣)、byzh(表示畢業證號)。下面對出生年月作特殊說明：在年、月、日的“報表表達式”中分別輸入“substrc(csny,1,4)”、“substrc(csny,6,2)”、“substrc(csny,9,2)”，因為從Excel轉換時用的是字符型，如“1988.01.07”，所以用了取字符的函數“substrc”；若從Excel轉換時用的是日期型，則對應年、月、日“報表表達式”要用“year(csny)"、month(csny)、day(csny)，與庫中的字段名一一對應。

圖4

　　(3)完成好界面后要花一定的時間來調試，微調時可用左、右、上、下光標鍵。若發現打印“域控件”的表達式的內容只顯示了其中的一部分，問題可能是方框太小，選取拖動控點來放大方框即可。報表保存后生成兩個文件，擴展名分別為FRT和FRX。

　　報表設計完成后，按〔打印〕按鈕，選擇從Excel轉換來的畢業學生的DBF文件，就可以坐享其成了。