準備工作：準備一份考生信息數據庫，可以是Word創建的數據源，也可以像Excel工作簿、Access數據庫、Query文件、Foxpro文件，都可以作為郵件合并的數據源。只要有這些文件存在，郵件合并時就不需要再創建新的數據源，直接打開這些數據源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時，必須保證數據文件是數據庫格式，即第一行必須是字段名，數據行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數據共享，避免重復勞動，提高辦公效率。例如：一個EXCEL工作薄里面包含了編號、準考證號、考生姓名及其他相關信息的字段，要批量打印照片的話，還需要加一個照片的路徑和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的準考證號或姓名的話，可免），假設照片放在e:/photo文件夾里，每位考生的照片文件名和準考證號相對應（如果用姓名的話可能會碰到同名同姓的問題）。數據準備工作的正確與否，關系到以后打印出來的證件正確與否，所以必須要仔細校對正確。

　　接下來的工作就是要設計郵件合并的模板了，步驟如下：

　　1．啟動word程序，從菜單欄中選擇“工具――郵件合并”，將出現“郵件合并幫助器”對話框；

　　2．在“郵件合并幫助器” 對話框中的第一步“主文檔”中單擊“創建” 下拉按鈕，選擇“套用信函” （如果想在一張紙上打印多份的話，選擇“分類”），再在出現的對話框中點擊“活動窗口（A）”按鈕。

　　3．在“郵件合并幫助器”對話框中點擊“獲取數據（G）”下拉按鈕，選擇“打開數據源(O)…”，在出現打開文件對話框中打開剛保存的Excel電子表格，點擊“確定”并在彈出的對話框中點擊“編輯主文檔（M）”，這時你會發現在工具欄中多了一欄郵件合并工具欄；

　　4．然后畫好表格填好項目，進行排版、設置紙張，再把光標置于要插入相應項目的位置，點擊“郵件合并”工具欄的“插入合并域”下拉菜單（下拉菜單中的相應選項與Excel數據表格中的標題行是一一對應的），然后單擊下拉菜單中的相應選項，直至插入所有只包含文字的域。

　　5．下面是實現批量打印照片的關鍵一步，就是照片域的實現：

　　先把光標定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一個域，輸入“IncludePicture "e://photo//”（不包含外側雙引號），再按Ctrl+F9插入一個域，輸入“MergeField "準考證號"”，光標定位到這個域之后輸入“.jpg"”，最后看到的　　　　結果應該是：

　　{IncludePicture "e://photo//{MergeField "準考證號"}.jpg"}。（這一步思路很好，用“準考證號”后就省得為每個文件輸入路徑了）

　　現在保持光標在域中，按Shift+F9將代碼轉換為結果，也就是把圖片內容顯示出來。這時候如果什么也沒顯示，不要慌，按個F9刷新一下域就行了。其實，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以顯示出來圖片。不過圖片大小似乎不太合適，調整一下吧。