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Word域的公式為分欄頁面實現自動頁碼

2024-08-22 13:37:02
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來源:轉載
供稿:網友
在日常辦公中,經常需要用Word打印一些需要折疊的文件(比如數量很少的說明書、員工手冊等,A4紙對折為32開規格裝訂的情況最多),我們在"頁面設置"中把頁面變成橫向后,使用Word的"分欄"功能很容易排出這樣的版面(如圖1)。但是在給這些文件插入頁碼的時候問題就出現了:因為我們所規定的兩頁對于Word來說其實是一頁,所以Word的插入"頁碼"在這里就失效了。如果這時候要為每個頁面(不是Word的頁面)插入頁碼,當然可以在"頁眉和頁腳"視圖中采用手動插入的方式實現,但是如果文檔長度很長,這種手動的方式就非常吃力了。

用Word域中的公式為折頁文件設置自動頁碼

圖1
  筆者經過反復摸索,發現我們可以在Word里面使用域的公式為分欄的頁面根據欄數實現自動頁碼功能。首先我們分析這個自動編碼的算法:假設分為n欄、在每個Word頁面中要插入n個頁碼,假設Word的頁碼為m,那這一頁要插入頁碼就應該是n*m-(n-1)、n*m-(n-2)、n*m-(n-3)……n*m-(n-n),比如說三欄的情況下,第二個Word頁面要插入3*2-(3-1)、3*2-(3-2)、3*2-(3-3)即4、5、6這三個頁碼。
  自動編排頁碼的算法搞清楚了,接下來就看我們看如何實現這個功能。在"域"當中,PAGE是可識別的變量,但是在公式中這個變量是不可識別的,這時候如果在公式中強行使用n*PAGE的方法,Word會給出"!未定義的書簽,PAGE"的提示。筆者查遍了能找到所有的資料,都沒有關于如何將PAGE變量引入到公式中的方法。后來經過探索發現,如果我們把該頁的Word頁碼定義為書簽PAGENUM(或其他任何合法的名稱),我們在插入"域"公式時就可以使用PAGENUM作為想插入的人工頁碼的"依據"變量了。

用Word域中的公式為折頁文件設置自動頁碼

圖2
  以一個三欄的Word文檔為例:首先我們還要利用Word的頁面編碼作為變化的依據,我們在"插入"菜單中選擇"頁碼",然后在"頁眉和頁腳"視圖中選中這個頁碼,再在"插入'書簽"中給這個頁碼一個名字叫做"PAGENUM"(如圖2),點"添加"按鈕。回到"頁眉和頁腳"視圖中,在"插入"菜單中點"域"后彈出如圖對話框(如圖3),在"域名"中選中"=(Formula)"(如果列表中沒有出現這個選項可以在"類別"下拉菜單中選中"全部"),然后點擊右側出現的"域屬性"中的"公式"按鈕,出現輸入公式的對話框(如圖4),在"公式"中輸入"=3*PAGENUM-(3-1)",然后確定,這樣我們就為第一個欄輸入了頁碼。用同樣的方法為第二欄、第三欄分別輸入"=3*PAGENUM-(3-2)"、"=3*PAGENUM-(3-3)"的公式,把它們用空格鍵或Tab鍵分割后調整到合適的位置(如圖5),這樣我們的工作就完成了,所有的Word頁面在頁腳中都插入了以欄為單位的"頁碼",而且在不同的Word頁面中自動變化。有興趣的讀者可以點中這些"頁碼"、按右鍵菜單中的"切換域代碼",你會發現這些域里面的公式就會以原始的形式展現在你的面前。

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