辦公設備不按照科學的使用方法進行使用就會提前進入報廢期，多功能一體機亦是如此，理論上多功能一體機的功能有打印、復印、掃描、傳真，但對于實際的產品來說，只要具有其中的兩種功能就可以稱之為多功能一體機了。目前較為常見的產品在類型上一般有兩種。一種涵蓋了三種功能，即打印、掃描、復印，典型代表為愛普生 Stylus CX5100。另一種則涵蓋了四種，即打印、復印、掃描、傳真，典型代表為惠普 OfficeJet 6110。

多功能一體機購買回來后，用戶都希望它能夠用的時間更長一些，出的故障更少一點，而且花費在維修和耗材上的費用應該更少一點。為了能有效地幫助大家使用好多功能一體機，筆者在這里特提出如下使用建議。

（1）最好的使用習慣——連續復印

與普通打印機不一樣的是，一體機在每次啟動時，都需要進行重新預熱，如果長期頻繁啟動一體機的話，就很容易會影響一體機內部光學器件的壽命。為了避免這種頻繁啟動現象，我們應該盡可能地集中作業，把需要復印的材料都集中起來，使用多功能一體機的連續復印功能，來進行批量化操作，不但可以很好地保護一體機的壽命，還能提高復印的速度。該功能的具體使用也是比較簡單的，我們只要在一體機控制面版上將工作方式設置成“連續復印”模式，然后再按一下“復印”按鈕，多功能一體機就自動把文稿復印好。但復印的文稿在數量上有一定的限制，一般的多功能機連續復印量最多是99頁，但這對于我們平常辦公相信已是綽綽有余了。同時還可以進行“多份連續復印”，這樣能同時連續復印成多份文稿，這在擁有較大復印量的情況下，是一種非常不錯的選擇，操作時，在數字鍵盤上輸入將要復印的份數，點擊“復印”按鈕后，多功能一體機就會幫我們處理余下的事情。對于少量的復印任務，除非特別緊急，一般不主張隨用隨復，而應該是連續復印，以確保一體機高效工作。

（2）最不能省略的步驟——擺放好紙張

擺放好紙張應該包括使用優質打印紙或者傳真紙以及把紙張正確放置在導紙盒中，因為在一體機處于連續工作狀態時，最有可能影響效率的就是復印紙張出現問題，一旦紙張在傳送過程中出現什么異常，例如一體機不進紙、多頁進紙或者卡紙，這樣不但影響一體機的正常工作，嚴重的話還能損壞一體機內部的紙張傳送裝置。為了避免復印紙張傳送出問題，我們首先應該確保使用高質量的復印紙，其次要求復印紙擺放要正確，平整放置在送紙器內，不要放得太滿，并且將導軌調整到適應紙寬。一旦紙張卡在一體機內部時，我們應該盡量地關閉一體機電源，然后再小心地將卡住的復印紙從一體機內取出來。另外在安裝傳真紙時，筆者建議用戶使用標準的傳真用紙，并按照說明書將感熱面朝向打印頭的方向。未使用的感熱紙請勿放置陽光直射或潮濕的地方，以免感熱紙變質導致感熱效果不佳，從而影響傳真效果。此外，如果使用劣質紙張的話，其粗糙表面很容易磨損一體機內部的工作元件，從而造成打印或復印質量下降，因此使用劣質紙張絕對是一件得不償失的事情。

（3）最需要做的設置——節省工作模式

與激光打印機的使用非常相似的是，一體機在工作過程中也需要消耗大量的紙張，特別是昂貴的墨粉開支更是阻礙多功能一體機迅速普及，為此新型的一體機都增加了“節省工作模式”功能，使用該功能能有效地降低耗材開支，所以各位用戶在使用一體機之前，首先應該對一體機進行合適的設置，讓一體機工作在節省節省工作模式狀態下。現在市面上有許多類型的多功能一體機上都有一個節省墨粉的設置，人們只需要簡單地單擊一體機操作面板上的一個按鈕就能實現這種節省墨粉的目的了，有的需要我們用戶根據操作說明書的要求，在控制面版上進行相關設置，不過操作也不是太復雜。這種節省墨粉的功能，對于少量的復印作業可能不會太明顯，但是如果需要處理的信息量很大時，這種功能產生的效果就很顯著了。

（4）最不能亂放的物品——感光鼓

在多功能一體機中，感光鼓可以算得上是一種較昂貴的耗材了，要想降低一體機的使用成本，必然要打感光鼓的注意了。而且感光鼓對一體機最終的輸出效果有很大的影響，要想得到理想的輸出效果，感光鼓的小心呵護是必須的。也許有人說，感光鼓位于一體機的機身之內，用戶怎么去保護他呀？不急，筆者這里所說的呵護，主要是指當用戶從一體機中取出碳粉盒時對感光鼓的保護。由于感光鼓對工作環境的要求較高，它如果長時間受太陽光照的話，可能就會影響最終的打印效果，甚至還會影響碳粉盒的使用壽命。因此，在一體機需要更換墨粉或者檢查故障需要拿出碳粉盒時，我們一定要避免感光鼓放在陽光下直接照射，也不能在室內燈光下放置超過十分鐘；另外還需要將碳粉盒放在一個干凈、平滑的表面上，而且要避免用手觸摸感光鼓，因為人手指上的油脂往往會永久地破壞它的表面并會直接影響輸出效果。另外在更換墨粉時，還要及時把廢粉收集倉中的廢粉清理干凈，因為廢粉堆積太多時，在輸出的文稿上會出現麻點現象，嚴重的話還能損壞感光鼓。