技巧一：輕松輸入日期

    在使用Outlook中的任務功能的時候，當你輸入一個開始和結束日期的時候，你并不需要輸入完全日期。假若這個日期是在本月的話，只需要輸入是哪一天就可以了，Outlook將自動替你輸入其他部分。

    舉個例子來說，當前是2007年3月，你在日期部分輸入11，Outlook就會認為你要輸入的是2007年3月11日，并會自動轉換成這個日期。

圖1 簡化輸入日期（點擊看大圖）

    同樣的道理，你也可以只輸入月和日，Outlook會自動將當前的年份添加上。

    技巧二：控制如何打印你的便箋

    如果你使用了Outlook中的便箋功能來記錄一些問題、想法或者提醒，有時候想把他們打印出來。默認情況下，Outlook在每一頁中打印一個便箋的內容，這可能不是你想要的效果，因為便箋的內容一般不會太多，這樣一方面內容不集中，另一方面浪費了紙張。

    其實Outlook中提供了一個功能，可以讓你解決這個問題。選擇所有你想打印的便箋，然后從菜單中選擇打印。在彈出的對話框中，在打印選項中去除復選框的勾選，點擊確認。

圖2 在打印選項中去除復選框的勾選（點擊看大圖）

    假若這個選項被禁用的話，可能是因為使用HTML格式。你必須切換到文本格式來啟用這個選項。

    技巧三：特定郵件隨來隨打

    在我們工作中因為某些原因需要打印電子郵件的信息。假若你需要打印來自某個發件人的大多數或全部電子郵件，可以手動打開每個電子郵件然后將其打印，但是這樣比較麻煩。其實可以設定一個規則來打印指定的發件人的電子郵件，這樣可以使你更高效的專注于其他工作。

    從工具菜單中，選擇“規則與通知”。在電子郵件規則標簽中，點擊新建規則。創建一個規則來規定一旦收到某個發件人的郵件，則自動將其打印出來。

圖3 規則向導（點擊看大圖）

    其實利用這個規則與通知功能，我們可以定制出很多符合自己需要的操作，只要大家在工作中多加琢磨就可以了。

技巧四：高效存儲發送的郵件

    當我們回復一個郵件的時候，Outlook會存儲一個副本在發件箱中。久而久之，發件箱中的內容會越來越多，這樣當你在日后需要查找一個特定郵件的時候，再找起來就比較麻煩了。

    實際上，我們可以把原始郵件和回復郵件存儲在一起，舉個例子來說，你現在把來自你的領導“王老板”的郵件都存放在一個名稱為“王老板”的文件夾中，實際上你也可以把針對它的回復也都存放在這文件夾中。實現步驟如下：

    1、從工具菜單中，選擇選項，在首選參數標簽中，點擊電子郵件部分的電子郵件選項按鈕。

    2、點擊郵件處理部分下端的高級電子郵件選項。在保存消息部分，選擇收件箱，然后選擇將答復郵件和原始郵件存放在同一文件夾中，點擊確定。

圖4 高效存儲發送郵件（點擊看大圖）

    技巧五：給自己的郵件標志加個說明

    快速標志可以幫助你分類你的郵件，通?？梢愿鶕蝿盏闹匾赃M行分類。例如你可以讓紅色標志代表“緊急”，藍色標志代表“一般”等等，不過有一個問題，現在Outlook中沒法針對這些標志添加文字描述，這樣你看到不同的標志的時候，首先要想一下不同的標志到底代表什么意思，這是一件令人煩惱的事情。

    有一個簡單的方法可以讓Outlook來替你記住這些標志的代表含義，并從界面上時刻顯示，設置步驟也非常簡單。

    1、從工具菜單中，選擇自定義。

    2、在工具標簽中，點擊新建，并把這個新的工具欄命名為合適的名字，例如“標志”，點擊確認。

    3、在自定義對話框中，選擇命令標簽。

    4、從分類列表中選擇動作。

    5、接下來，從右側的窗口中拖放不同顏色的標志到你的新工具欄上。

    6、增加完你需要的標志后，為每一個標志修改名字，例如將紅色標志修改為“關鍵”。然后選擇下面的顯示圖像和文字。依次進行該步的操作。

    最把這個新建的工具欄拖放到Outlook中就可以了。

圖5 給郵件標志加個說明

    技巧六：設置適合你的工作日歷

    默認情況下，Outlook的工作日歷是傳統的五天工作制，即周一到周五。實際上在很多情況下，有的朋友并不是按這個工作時間，有的周六還上班，Outlook中也可以讓你根據自己的需要來修改這個工作日歷。

    從菜單中的“工具”中選擇“選項”，在彈出的窗口中，可以將周六或周日選擇進來，另外從這兒也可以選擇每天的上下班時間。

圖6 設置合適的工作日歷（點擊看大圖）

    總有一些人的郵件會讓你感到特別重要，你可以讓Outlook一收到該發件人的郵件，就用特別醒目的顏色引起你的注意。

    1、在郵件部分，從菜單欄的工具中選擇組織。

    2、從右側的視圖中，我們可以看到，我們可以針對不同的發件人、收件人等信息來設定郵件的顏色。

圖7 用色彩突出來自特定發件人的郵件（點擊看大圖）

    這樣設置后，Outlook將把所有來自該發件人的郵件，不管是現在的還是將來收到的的都以醒目的紅色來顯示。

   技巧八：讓你的新到郵件有別于已有郵件

    默認情況下，Outlook將把收到的未讀郵件以粗體的形式顯示。如果你覺得這樣還不夠醒目的話，你也可以考慮用更醒目的顏色來顯示它們。

    在郵件中，選擇收件箱，在收件箱中郵件選擇自定義當前視圖，然后在彈出的窗口中選擇自動設置格式，點擊字體按鈕，從這兒你可以設置顯示的字體、大小和顏色等。

圖8 讓未讀郵件更醒目（點擊看大圖）

    需要注意的是，你設置的只是收件箱中未讀郵件的顯示格式，對于其他文件夾中的郵件，如果你也想讓他們具有這個效果，需要單獨去設置。

    技巧九：強制回復發送給多個收件人

    當你進行群發的時候，如果想收件人回復的時候要讓你群發的所有人都收到回復，那么收件人在回復的時候必須點擊回復全部。假若收件人只是點了回復，那么只有你會收到該回復，你必須再把該回復轉發給別人，這樣效率很低。

    其實在發送郵件前，通過設置可以讓收件人在回復的時候回復到所有人。

    1、當寫郵件的時候，點擊格式欄上的選項。

    2、在傳遞選項中，選擇允許收到回復的人的電子郵件。

    3、點擊關閉，保存該設置。

圖9 強制回復發送給多個收件人（點擊看大圖）

    這樣當收件人進行回復的時候，無論其是選擇的回復還是回復全部，你所制定的人都將收到該回復。

    Outlook是一款非常強大的郵件管理、任務管理和日程管理的綜合性工具，相信對于在企業中辦公的朋友來說，如果合理使用，一定能大大提高工作效率。