辦公室文員excel自學(xué)12個(gè)小技巧

2020-08-18 21:33:34

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供稿：網(wǎng)友

常聽很職場(chǎng)人提起，以前覺得自己很懂Excel，但在工作運(yùn)用時(shí)才發(fā)現(xiàn)，完全不是那么一回事。Excel的強(qiáng)大功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了想象，自己卻無(wú)法完全駕馭。目前，需要使用到Excel的職業(yè)涵蓋率超過(guò)78%以上。如何用好Excel?12個(gè)技巧讓你擺脫菜鳥。

　　1. 如何快速定位到單元格?

　　方法一：按F5鍵，出現(xiàn)“定位”對(duì)話框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市“確定”按鈕即可。

　　方法二：?jiǎn)螕艟庉嫏谧髠?cè)單元格地址框，輸入單元格地址即可。

　　2. “Ctrl+*”的特殊功用

　　一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)處理一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時(shí)，通過(guò)選定表格中某個(gè)單元格，然后按下 Ctrl+* 鍵可選定整個(gè)表格。Ctrl+* 選定的區(qū)域是這樣決定的：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。

　　3. 如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容?

　　選定單元格區(qū)域，輸入值，然后按 Ctrl+ Ener鍵，即可實(shí)現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。

　　4. 如何讓屏幕上的工作空間變大?

　　可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel窗口，或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。

5. 如何使用快顯菜單?

　　快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個(gè)區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。

　　6. 如何防止Excel自動(dòng)打開太多文件?

　　當(dāng)Excel啟動(dòng)時(shí)，它會(huì)自動(dòng)打開Xlstart目錄下的所有文件。當(dāng)該目錄下的文件過(guò)多時(shí)，Excel加載太多文件不但費(fèi)時(shí)而且還有可能出錯(cuò)。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另外，還要防止Excel打開替補(bǔ)啟動(dòng)目錄下的文件：選擇“工具”\“選項(xiàng)”\“普通”，將“替補(bǔ)啟動(dòng)目錄”一欄中的所有內(nèi)容刪除。

　　7. 如何快速格式化報(bào)表?

　　為了制作出美觀的報(bào)表，需要對(duì)報(bào)表進(jìn)行格式化。有快捷方法，即自動(dòng)套用Excel預(yù)設(shè)的表格樣式。方法是：選定操作區(qū)域，選取“格式”菜單中的“自動(dòng)套用格式”命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式，按“確定”按鈕即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“數(shù)字”、“邊框線”、“字體”等6個(gè)“應(yīng)用格式種類”選項(xiàng)，若某項(xiàng)前面的“x”不出現(xiàn)，則在套用表格樣式時(shí)就不會(huì)用該項(xiàng)。

　　8. 如何為表格添加斜線?

　　一般我們習(xí)慣表格上有斜線，而工作表本身并沒有提供該功能。其實(shí)，我們可以使用繪圖工具來(lái)實(shí)現(xiàn)：單擊“繪圖”按鈕，選取“直線”，鼠標(biāo)變成十字型.將其移至要添加斜線的開始位置，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)至終止位置，釋放鼠標(biāo)，斜線就畫出來(lái)了。另外，使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字，但文字周圍有邊框，要想取消它，可選中文字框，調(diào)出快顯菜單，選擇“對(duì)象格式”\“圖案”，選擇“無(wú)邊框”項(xiàng)即可。

9. 如何定義自己的函數(shù)?

　　用戶在Excel中可以自定義函數(shù)。切換至 Visual Basic模塊，或插入一頁(yè)新的模塊表(Module)，在出現(xiàn)的空白程序窗口中鍵入自定義函數(shù)VBA程序，按Enter確認(rèn)后完成編寫工作，Excel將自動(dòng)檢查其正確性。此后，在同一工作薄內(nèi)，你就可以與使用Exed內(nèi)部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù)，如：

　　Function Zm(a)

　　If a< 60 Then im='不及格”

　　Else Zm=“及格”

　　End If

　　End Function

　　10. 如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來(lái)?

　　對(duì)那些加了保護(hù)的單元格，還可以設(shè)置顏色和底紋，以便讓用戶一目了然，從顏色上看出那些單元格加了保護(hù)不能修改，從而可增加數(shù)據(jù)輸入時(shí)的直觀感覺。但卻帶來(lái)了問(wèn)題，即在黑白打印時(shí)如果連顏色和底紋都打出來(lái)，表格的可視性就大打折扣。解決辦法是：選擇“文件”\“頁(yè)面設(shè)置”\“工作表”，在“打印”欄內(nèi)選擇“單元格單色打印”選項(xiàng)。之后，打印出來(lái)的表格就面目如初了。

　　11. 工作表保護(hù)的口令忘記了怎么辦?

　　如果你想使用一個(gè)保護(hù)了的工作表，但口令又忘記了，有辦法嗎?有。選定工作表，選擇“編輯”\“復(fù)制”、“粘貼”，將其拷貝到一個(gè)新的工作薄中(注意：一定要是新工作簿)，即可超越工作表保護(hù)。當(dāng)然，提醒你最好不用這種方法盜用他人的工作表。

　　12. 如何減少重復(fù)勞動(dòng)?

　　我們?cè)趯?shí)際應(yīng)用Excel時(shí)，經(jīng)常遇到有些操作重復(fù)應(yīng)用(如定義上下標(biāo)等)。為了減少重復(fù)勞動(dòng)，我們可以把一些常用到的操作定義成宏。其方法是：選取“工具”菜單中的“宏”命令，執(zhí)行“記錄新宏”，記錄好后按“停止”按鈕即可。也可以用VBA編程定義宏。

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