Excel XP工作簿操作六個(gè)小技巧

2020-07-13 14:04:31

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供稿：網(wǎng)友

　一、工作簿操作技巧

　　1.打開(kāi)固定工作簿：如果您有幾個(gè)固定的工作簿需要同時(shí)打開(kāi)，可以將它們保存為工作區(qū)。以后只要將工作區(qū)打開(kāi)，Excel就會(huì)打開(kāi)其中的每個(gè)工作簿。保存工作區(qū)的方法是：打開(kāi)需要同時(shí)使用的多個(gè)工作簿，按照使用要求調(diào)整好窗口大小和位置。再單擊Excel“文件”菜單下的“保存工作區(qū)”命令，輸入工作區(qū)名稱(chēng)后單擊“保存”按鈕。打開(kāi)工作區(qū)的方法是：選擇“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框中的“文件類(lèi)型”為“工作區(qū)”，選中要打開(kāi)的工作區(qū)名稱(chēng)后單擊“打開(kāi)”按鈕。

　　注意：每個(gè)工作簿所作的修改必須分別保存，保存工作區(qū)并不能保存其中的工作簿。

　　2.打開(kāi)多個(gè)工作簿：如果您要打開(kāi)的多個(gè)工作簿不固定，可以采用以下方法操作：打開(kāi)Excel XP的“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框，按住Ctrl鍵逐個(gè)選中您要打開(kāi)的工作簿，最后單擊“打開(kāi)”按鈕，所選工作簿就會(huì)被全部打開(kāi)。

　　3.Excel啟動(dòng)工作簿：如果您的工作簿需要隨Excel XP啟動(dòng)而打開(kāi)，可以按照以下方法操作：在“資源管理器”中選中工作簿，單擊工具欄中的“復(fù)制”按鈕。Windows 2000/XP，就應(yīng)該打開(kāi)C:/Program files/Microsoft office/office/xlstart文件夾(其中C是Windows所在盤(pán)符)。用鼠標(biāo)右鍵單擊右窗格中的空白處，選擇快捷菜單中的“粘貼快捷方式”命令，將工作簿圖標(biāo)放入xlstart文件夾。以后只要運(yùn)行Excel XP，工作簿就會(huì)被打開(kāi)。如果您要自動(dòng)打開(kāi)多個(gè)工作簿，只要將它們保存為工作區(qū)，然后將工作區(qū)圖標(biāo)放入xlstart文件夾即可。

　　4.多工作簿打?。喝绻蛴〉墓ぷ鞑据^多，通常采用逐個(gè)打開(kāi)的方法打印。如果這些工作簿位于一個(gè)文件夾內(nèi)，可以采用下面的方法一次打?。?jiǎn)螕?ldquo;文件”菜單中的“打開(kāi)”命令，按住Ctrl鍵選中需要打印的所有文件。然后單擊“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框中的“工具”下拉按鈕，單擊其中的“打印”命令，就可以一次打印多個(gè)工作簿了。

　　5.復(fù)制工作簿樣式：Excel XP允許用戶(hù)將一個(gè)工作簿使用的樣式復(fù)制到其他工作簿，從而擴(kuò)大樣式的使用范圍，其操作步驟是：打開(kāi)含有待復(fù)制樣式的源工作簿和目標(biāo)工作簿。單擊后者“格式”菜單中的“樣式”命令打開(kāi)對(duì)話(huà)框，再單擊“合并”按鈕打開(kāi)“合并樣式”對(duì)話(huà)框。選中“合并樣式來(lái)源”對(duì)話(huà)框中的源工作簿并單擊“確定”按鈕，源工作簿包含的樣式就會(huì)復(fù)制到目標(biāo)工作簿。

　　6.快速關(guān)閉工作簿：如果您打開(kāi)了多個(gè)Excel XP工作簿，如果希望不退出Excel XP快速關(guān)閉它們，可以按住Shift鍵打開(kāi)“文件”菜單，可以看到其中出現(xiàn)了“關(guān)閉所有文件”命令。選擇該命令以后，Excel XP會(huì)根據(jù)打開(kāi)文件的狀態(tài)彈出相應(yīng)的對(duì)話(huà)框，您只要根據(jù)需要選擇合適的按鈕即可。

　　7.自動(dòng)保存工作簿：?jiǎn)螕?ldquo;工具”菜單中的“加載宏”命令，選中對(duì)話(huà)框中的“自動(dòng)保存”命令，單擊“確定”按鈕后“工具”菜單即可出現(xiàn)一條“自動(dòng)保存”命令。單擊該命令可打開(kāi)“自動(dòng)保存”對(duì)話(huà)框，對(duì)“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”、“保存選項(xiàng)”等進(jìn)行設(shè)置。

　　二、工作表操作技巧

　　1.多工作表打印：如果需要同時(shí)打印工作簿中的多張工作表，可以采用下面的方法操作：首先選中要打印的多個(gè)工作表，然后單擊“文件”菜單中的“打印”命令即可。

　　2.多工作表輸入：如果您想在多張工作表中輸入相同內(nèi)容，省略以后的復(fù)制、粘貼等操作，可以采用以下方法：選中需要填充相同數(shù)據(jù)的工作表，在已選中的任意一張工作表內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，則所有選中工作表的相應(yīng)單元格會(huì)填入同一數(shù)據(jù)。如果選中工作表后您想取消上述功能，可用鼠標(biāo)右鍵單擊任意一張工作表的標(biāo)簽，選擇快捷菜單中的“取消成組工作表”命令。如果需要將某張工作表已有的數(shù)據(jù)快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下Ctrl鍵選中含有數(shù)據(jù)的工作表和待填充數(shù)據(jù)的工作表，再選中含有數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，最后單擊“編輯”、“填充”子菜單下的“至同組工作表”命令，在對(duì)話(huà)框中選擇要填充的內(nèi)容(“全部”、“內(nèi)容”或“格式”)后單擊“確定”即可。

　　3.更改標(biāo)簽顏色：Excel XP允許用戶(hù)修改工作表標(biāo)簽的顏色，其操作方法是：用鼠標(biāo)右鍵單擊工作表標(biāo)簽，選擇快捷菜單中的“工作表標(biāo)簽顏色”命令。打開(kāi)“設(shè)置工作表標(biāo)簽”對(duì)話(huà)框，在調(diào)色板中選擇一種顏色，然后單擊“確定”按鈕即可。

　　4.快速切換工作表：如果Excel XP工作簿中含有很多工作表，如果您想迅速切換到另一個(gè)工作表，只需將鼠標(biāo)指針移到工作薄左下角的滾動(dòng)按鈕處，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的工作表標(biāo)簽名稱(chēng)即可。

　　5.隱藏工作表行或列：要快速隱藏活動(dòng)單元格所在的行，可以按快捷鍵Ctrl+9(不是小鍵盤(pán)上的數(shù)字鍵，下同)；要隱藏活動(dòng)單元格所在列，可以按快捷鍵Ctrl+0。

　　6.工作表頁(yè)碼連續(xù)排列：Excel XP打印多個(gè)工作表時(shí)，每個(gè)工作表的表格頁(yè)碼都是從1開(kāi)始編號(hào)的。如果您需要將多個(gè)工作表的表格頁(yè)碼連續(xù)排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介紹的方法查看第一個(gè)工作表的總頁(yè)數(shù)，接著切換到第二個(gè)工作表。單擊“文件”菜單下的“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置→頁(yè)眉/頁(yè)腳”選項(xiàng)卡，再單擊“自定義頁(yè)眉”(或“自定義頁(yè)腳”)按鈕打開(kāi)對(duì)話(huà)框。根據(jù)需要單擊其中的“左”、“中”或“右”框，再單擊帶有“#”字樣的按鈕，即可將“&[頁(yè)碼]”放入框中。如果您要讓第二個(gè)工作表的首頁(yè)碼接著第一個(gè)工作表的尾頁(yè)碼，只需在“&[頁(yè)碼]”后輸入后者的總頁(yè)數(shù)(即尾頁(yè)碼，例如11)，使其變成“&[頁(yè)碼]+11”的樣式。如果需要，您還可以在“&[頁(yè)碼]+11”前后加上“第”和“頁(yè)”字樣，使其變成“第&[頁(yè)碼]+11頁(yè)”的樣式。最后按照工作表的連續(xù)打印方法操作，您就可以得到頁(yè)碼連續(xù)排列的工作表了。

　　7.同步滾動(dòng)數(shù)據(jù)：如果您需要同時(shí)觀察工作表中相距較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù)，可以按以下方法操作：將鼠標(biāo)移到水平滾動(dòng)條右端的拆分框上，變成雙向光標(biāo)后水平拖動(dòng)，即可用豎線(xiàn)將當(dāng)前工作表分割為左右兩個(gè)窗格。拖動(dòng)其中的滾動(dòng)條使需要觀察的數(shù)據(jù)可見(jiàn)，此后即可按常規(guī)方法使兩列數(shù)據(jù)同步滾動(dòng)。如果需要取消豎直分割線(xiàn)，只需用鼠標(biāo)雙擊它就可以了。

　　三、選中操作技巧

　　1.快速選中特定單元格：選中當(dāng)前工作表中的任意一個(gè)單元格，單擊“編輯”菜單下的“定位”命令。在打開(kāi)的“定位”對(duì)話(huà)框中單擊“定位條件”按鈕，根據(jù)您要選中的區(qū)域類(lèi)型，在“定位條件”對(duì)話(huà)框中選擇需要選中的單元格類(lèi)型。例如“常量”，此時(shí)可以復(fù)選“數(shù)字”、“文本”等項(xiàng)目，單擊“確定”按鈕以后，符合條件的所有單元格均被選中。

　　2.快速選中數(shù)據(jù)區(qū)域：如果您想選中活動(dòng)單元格所在的數(shù)據(jù)區(qū)域，可以單擊“編輯”菜單中的“定位”命令打開(kāi)對(duì)話(huà)框。然后單擊其中的“定位條件”按鈕，打開(kāi)“定位條件”對(duì)話(huà)框。選中“當(dāng)前區(qū)域”復(fù)選框，“確定”后活動(dòng)單元格所在的連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域就會(huì)被選中。如果要選中某行或某列中含有數(shù)據(jù)的區(qū)域，可以選中該區(qū)域中的某個(gè)單元格。然后按住Shift鍵，雙擊活動(dòng)單元格在待選中方向上的邊線(xiàn)即可。

　　3.快速選中特定區(qū)域：按F5可以快速選中特定的單元格區(qū)域。如果您要選中A2：B10區(qū)域，最為快捷的方法是按F5，打開(kāi)“定位”對(duì)話(huà)框，在“引用”欄內(nèi)輸入“A2：B10”回車(chē)即可。

　　4.快速選中單元格、區(qū)域、行或列：鼠標(biāo)單擊可以將當(dāng)前單元格選中；單擊待選中區(qū)域的第一個(gè)單元格，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)至最后一個(gè)單元格，可以將兩者之間的區(qū)域選中；單擊工作表的全選按鈕，可以將當(dāng)前工作表選中；按住Ctrl單擊或使用鼠標(biāo)拖動(dòng)，可以選中不相鄰的多個(gè)單元格或區(qū)域；選中某區(qū)域的第一個(gè)單元格，按住Shift鍵單擊區(qū)域?qū)堑膯卧?，可以將兩者之間的矩形區(qū)域選中；單擊行號(hào)可將對(duì)應(yīng)的整行選中；單擊列標(biāo)號(hào)可將對(duì)應(yīng)的整列選中；沿行號(hào)或列表號(hào)拖動(dòng)鼠標(biāo)，或者先選中第一行或第一列，按住Shift鍵選中結(jié)束行或列，就可以選中相鄰的多個(gè)行或列；先選中第一行或第一列，然后按住Ctrl鍵選中其他不相鄰的行或列；如果您想增加或減少活動(dòng)區(qū)域中的單元格，可以按住Shift鍵單擊選中區(qū)域右下角的最后一個(gè)單元格，活動(dòng)單元格和所單擊的單元格之間的矩形區(qū)域就會(huì)成為新的選中區(qū)域。

　　5.選中超鏈接單元格：Excel XP單元格如果存放的是超鏈接，就不能采用直接單擊的方法選中，否則會(huì)打開(kāi)超級(jí)鏈接目標(biāo)。此時(shí)可以采用以下兩種方法：一是單擊單元格以后按住鼠標(biāo)左鍵，直到光標(biāo)變?yōu)榭招氖忠院笏砷_(kāi)左鍵，就可選中這個(gè)含有超鏈接的單元格。二是先選中超鏈接單元格周?chē)哪硞€(gè)單元格，用←、→、↑、↓將光標(biāo)移到含有超鏈接的單元格，也可以將其選中。

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