WPS表格利用 “郵件合并”功能批量填寫準考證的方法

2024-08-23 07:25:58

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供稿：網友

在學校的日常工作中，經常會有諸如填寫準考證、入學通知書和畢業證之類的工作，這些工作枯燥乏味，且工作量大，手工操作很容易出現錯誤，帶來不必要的麻煩。其實，微軟Office辦公組件中的WORD和金山WPS 文字2007均有“郵件合并”這一功能，熟練掌握這一功能，將使我們批量填寫各種證件變得十分輕松。下面，我以批量填寫中考準考證為例，談談在WPS 文字2007中如何使用“郵件合并”功能。
　　一、建立“準考證”模板
　　打開WPS文字2007，按照畢節地區招生委員會辦公室統一的中考準考證格式，輸入準考證及存根的有關內容，建立好準考證模板。根據畢節地區中考準考證的實際規格，在“頁面設置”中將紙張大小自定義為寬267.1毫米、長128毫米，頁邊距為上14毫米、下14毫米、左27毫米、右5.1毫米。模板建立完畢后，可以將一張空白準考證放入打印機打印測試所輸入內容是否與原版內容重合，如有錯位，請耐心調整，直到基本重合為止，將文檔命名為“準考證”保存。(見圖1)
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　　二、建立數據源
　　在Excel或金山電子表格中建立一個工作表，輸入每個學生的準考證號、姓名、考場號，或者直接調用縣招生辦下發的考生信息電子表格，將文件命名保存。(如圖2)

　　三、進行郵件合并
　　在WPS文字2007中，點擊“工具”菜單，選擇“郵件合并工具欄”，工具欄中顯示“郵件合并”工具。單擊“郵件合并”工具欄的第一個圖標“打開數據源”，將彈出“選擇數據源”對話框，根據剛才保存的數據文件的目標路徑，找到數據源并雙擊打開，會彈出對話框“選擇表格”，如果你的數據是在工作表“sheet1”，就選擇“sheet1$” 后按“確定”。接下來，在準考證存根“姓名”后插入光標，用鼠標單擊“郵件合并”工具欄第三個圖標“插入合并域”，彈出“插入域”對話框，選擇“姓名”后點“插入”，依此類推，在“性別”、“準考證號”后面以及“考場”前面分別插入相應域，并將存根上的域復制后粘貼到準考證相應的位置。為了實現套打的效果，我們還需將插入域以外的文字選擇，在“字體”設置中將其顏色設置為“白色”。最后，單擊“郵件合并”工具欄圖標“合并到新文檔”，出現“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”，稍等片刻，系統會自動打開一個已經處理完畢的新文檔(如圖3)，所有考生的準考證全部自動編排完畢，把空白準考證放入打印機，點出“打印”按鈕，余下來所有的工作就交給打印機了。

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