保護證據保留公文的修改痕跡

2024-08-23 07:19:13

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供稿：網友

　　在公文完成之后，一定要經過領導修改、審批，使用審閱功能，領導們就可以留下自己的審批痕跡，而公文起草者也可以看到其他人的修改痕跡。

　　啟動修訂功能

　　點擊菜單【工具】中的【修訂】功能，如果彈出工具欄【審閱】，表示啟動成功；

　　未啟動【修訂】功能；如圖:

　　啟動【修訂】功能；如圖:

　　【審閱】工具欄如圖:

　　【修訂】設置成功后，增加或刪除的文字都會被記錄下來。

　　小帖士：通過郵件發送一份被【修訂】的文件，接收者會自動進入【修訂】狀態；

　　明明白白看清修訂

　　修訂的內容可以通過顏色、線形、作者、線框等進行個性化顯示，點擊菜單【工具】中的【選項】，彈出【選項】對話框，點擊【修訂】如圖２：

　　小貼士：修訂的設置選項中包括許多內容，但推薦大家僅對【批注框】中進行設置；

　　在【批注框】區域選擇相應的選項，可以設置與批注相關的顯示格式。例如：可以設置【批注框】的寬度，指定“氣泡”與其所修訂文字之間的連線，是否使用作者的縮寫。如果不想在文檔中顯示批注框，則勾掉【使用批注框】；

　　例如：使用【批注框】的效果；如圖3:

　　例如：不使用【批注框】的效果，如圖４：

　　修訂人的信息藏在“用戶信息”里

　　修訂文件時，可以顯示出修訂人的個人信息，這些信息如何添加呢？

　　點擊菜單【工具】中的選項，彈出【用戶信息】選項卡，在【姓名】和【縮寫】框中輸入個人的信息，如圖５，將來這些信息就會顯示在審批的文件中；
　　

　　通過顯示狀態查看結果

　　公文完成審核之后，一般來講文稿會返回給起草者進行最后的整合。在整合之前，我們可以先查看一下文稿的修訂情況。

　　點擊工具欄【審閱】最左側的下拉列表，選擇【顯示標記的最終狀態】，可以看到帶修改標注的修改后公文全貌，如圖５；

　　點擊工具欄【審閱】最左側的下拉列表，選擇【最終狀態】，可以看到修改后公文全貌，如圖６