在很多情況下，規范化地錄入數據有助于企業進行統一管理，一來可以對數據錄入進行有效的控制，二來盡可能地減少用戶誤操作從而提高工作效率。因此，wps表格的“數據有效性”功能就應運而生，它主要用于對用戶錄入的數據進行實時檢查，以保證數據被正確地輸入。

　　“數據有效性”是WPS Office 2005中表格組件中新增的功能，它通常用于以下幾個方面：

　　1、限制非法數值、日期或文本長度數據的輸入;

　　2、指定序列輸入數據;

　　3、根據自定義公式限制數據輸入;

　　4、利用有效性進行信息提示。

　　由于“有效性序列”在實際工作使用非常廣泛，將在其他文章中單獨介紹，在這里將對其他3種應用進行簡單介紹。

　　指定日期數據的錄入

　　如果數據表管理員希望用戶在工作表A列只能輸入指定區間的日期數據，如：2006年的所有日期，可以通過“數據有效性”來進行控制，具體設置如下：

　　步驟1　啟動WPS表格新建一個空白工作表，選中“A列”區域后，選擇“數據|有效性”菜單項，彈出“有效性”設置對話框，如圖 1所示。

圖1 打開“數據有效性”對話框

　　步驟2　在“設置”選項卡的“允許”下拉菜單下選擇“日期”，在“數據”下拉菜單中選擇“介于”，并在“開始日期”中輸入“2006-1-1”，在“結束日期”中輸入“2006-12-31”，設置如圖 2所示。

圖2 設置日期區間

　　步驟3　點擊“確定”后，用戶在A列區域只允許輸入以上區間的日期。如果輸入區間以外的日期，系統將給出“錯誤提示”，如圖 3所示。

圖3 指定區間以外的日期輸入后的錯誤提示

　　按指定文本長度進行輸入

　　如果用戶為了統一產品編號的輸入，要求數據錄入者只能輸入8位的編號，同樣也可以通過“數據有效性”來進行控制，設置步驟簡介如下：

　　如圖 3所示，用戶首先選擇B列，再選擇“數據|有效性”菜單項，在打開的對話框中按圖 4所示進行設置即可。

圖4 限制文本長度輸入設置

　　經過設置以后，用戶只能在B列的產品編號中輸入8位的編號，否則系統將出現類似圖 3的錯誤信息提示。

　　數據有效性的綜合運用

　　前面介紹的方法都是對于單一條件的限制錄入，如果人事部門為了便于統一日期格式，要求員工只能輸入8位的日期數字(yyyymmdd日期格式)，如“20061231、20080808”等日期數據，那又應該如何控制呢?員工信息表如圖 5所示。

圖5 員工信息錄入表

　　由于日期數據的特殊性，如果僅僅通過使用“整數”的限制，就很難控制非法日期的輸入，如：“20051234”、“20060229”這樣的日期，因此用戶需要使用自定義公式來進行控制。具體設置如下：

　　步驟1　首先選定“員工信息表”中的D2:D6單元格，選擇“數據|有效性”菜單項，在彈出的對話框中，設置“自定義”有效性公式如圖 6所示。

　　有效性公式為：

　　=(LEN($D2)=8)*TEXT($D2,"0-00-00")

　　公式含義解釋如下：

　　1、公式1：(LEN($D2)=8)用于判斷輸入的數據必須是8位;

　　2、公式2：TEXT($D2,"0-00-00")主要用于將數值轉換為日期格式，并與公式1進行運算，如果是正常日期，結果返回為日期序列;如果是非法日期，則結果為：#Value!錯誤。

　　另外，由于在有效性公式的判斷中，結果為非0數值和True時，結果為真，滿足限制條件;當結果為0、False和錯誤時，結果為假，即不滿足條件。

圖6 通過“自定義有效性公式”控制輸入

　　步驟2　為了讓員工了解輸入的日期格式，用戶還可以在“輸入信息”選項卡中進行“提示信息”的輸入，如圖 7所示。

圖7 輸入用戶提示信息

　　步驟3　同時為了提供更加人性化的提示，當員工輸入錯誤的日期后，用戶還可以在“出錯警告”中輸入信息以示提醒，輸入內容如圖 8所示。

圖8 添加“輸入錯誤”時的錯誤信息

　　步驟4　點擊“確定”按鈕保存設置，返回工作表。當用戶點擊D2:D6單元格時，系統出現圖 9中左圖所示的信息提示，如果用戶輸入錯誤的日期，系統將出現錯誤提示，如圖 9中的右圖所示。

圖9 “輸入信息”和“錯誤信息”提示

　　注意:由于數據有效性只能限制用戶手工輸入，而不能控制“復制粘貼”操作，請使用時必須注意。

　　小結：

　　1、WPS表格的“數據有效性”通常用于有目的地限制用戶非法輸入，從而達到規范化輸入數據的目的。

　　2、如果系統提供的常規用法不能滿足用戶的需要，可以通過“自定義公式”來進行控制，用途更加廣泛，功能更加強大。

　　3、 借助““有效性”的“輸入信息”選項卡，用戶可以實現類似“批注”的信息提示。

　　適用范圍:

　　適用于WPS Office 2005(751)以上版本。