進行文本數據導入

　　有些時候，企業的人事管理系統導出的數據只能是文本格式文件，如*.txt、*.csv等文件，如果企業需要將這類文件導入到WPS表格中進行統計，但這類數據往往都會包含如“身份證號”這樣的超過15位的數字，如圖 1所示。

圖1 人事檔案文本文檔

　　通過下面介紹的方法，可以完整地導入此類數據。具體操作方法如下：

　　步驟1　啟動WPS表格新建一個空白工作表，首先復制“人事檔案.csv”文檔中所有文本內容，選定工作表中A1單元格后，按下組合鍵，將數據粘貼到數據表中，如圖 2所示。

圖2 原始數據粘貼到工作表

　　驟2　選擇“數據|分列”菜單項，打開“數據分列向導”對話框，選擇“分隔符號”單選框，如圖 3所示。

圖3 “文本分列”向導

　　步驟3　點擊“下一步”按鈕，在分隔符號中選擇“逗號”復選框，其他設置為默認值，如圖 4所示。

圖4 “文本分列”向導-選擇分隔符號

　　步驟4　點擊“下一步”按鈕，由于第5列為“身份證號碼”，因此單擊“第5列”標簽，設置數據格式為“文本”，如圖 5所示。

圖5 “文本分列”向導-設置身份證號碼為“文本格式”

　　步驟5　最后點擊“完成”按鈕，將數據完整導入工作表中，如圖 6所示。

圖6 完成“數據分列”最終結果

　　數據格式轉換

　　很多時候，用戶希望將工作表中的數值數據轉換為“文本格式”的數據，如：學員學號、員工編號等數據，但僅僅通過“單元格格式”設置為“文本”卻不能真正地將數據轉換，用戶必須重新編輯單元格后才能真正轉換為“文本格式”。

　　但目前的“分列”工具可以用戶解決這種問題，具體步驟如下：

　　步驟1　首先選擇需要轉換的單元格區域，如圖 7所示的A列“學號”數據列。

圖7 選擇轉換區域

　　步驟2　選擇“數據|分列”菜單項，打開“數據分列向導”對話框，如圖 8所示。

圖8 數據分列向導

　　步驟3　不做任何設置，兩次點擊“下一步”按鈕，進入步驟3對話框，如圖 9所示。

圖9 將“數據格式”設置為“文本”

　　步驟4　點擊“完成”按鈕，實現將“學號”轉換為文本數據，最終用戶可以選擇“學號”列，并查看工作表中“狀態欄”上的求和結果，如果為“求和=0”，即表明轉換成功。

　　小結：

　　1.通過“數據分列”工具可以實現將身份證號、銀行帳號等長數字數據導入工作表。

　　2.使用“數據分列”工具可以批量將整列數據格式(常規、文本和日期格式)進行轉換。

　　適用范圍:

　　適用于WPS Office 2005(751)以上版本。