財會人員每年都得對各月份的收支情況進行匯總，并制作出全年各月的收支曲線圖表。下面我們就來介紹一下如何快速實現全年收支記錄的匯總和圖表制作。

　　制作各種報表，一定要熟悉Excel中的公式、匯總、統計和圖表制作;制作總結、報告、合同則要求掌握Word，還要適當學一些PPT以備急用。此外，各種工作間多少是有聯系的，因此Excel、Word、PPT的配合使用技巧也得盡量多學一些，可有效減少重復工作。

　　一、用Excel匯總數據

　　要匯總當然需要有一張詳細記錄每次收支情況明細的“收支記錄”工作表，這得靠平時逐條記錄。我們現在要做的只是按記錄匯總出全年各月份的收支總額，這用Excel 2007就可以輕松搞定。

　　1.定義名稱

　　用Excel2007打開“收支記錄”工作表，先選中所有記錄(A:E列)，單擊“公式”選項卡下“定義名稱”區域的“根據所選內容創建”。在彈出窗口中只勾選“首行”復選項(圖1)，確定完成設置。定義名稱后，我們可以在公式中用各列的標題代表整列單元格。

　　2.制作匯總表

　　新建一張“匯總”工作表，并按需要設計出匯總表格。第2行的月份不能直接輸入，得先在B2輸入2009-1-1。右擊B2選擇“設置單元格格式”，在“數字”選項卡的“分類”列表中選擇“自定義”，在類型中輸入：yy“年”m“月”，確定后就會顯示成2009年1月。再選中B2，把鼠標指向其右下角的填充柄按住右鍵向右拖動到N2放開，在彈出菜單中選擇“以月填充”即可輸入2009年1月~2010年1月13個月份。N1的2010年1月計算要用，若不想看到可右擊N列選擇“隱藏”。

　　在B3輸入公式=SUMIFS(金額，收支，$A3，日期，“>=”&B$2，日期，“<”&C$2)。并選中B3單元格復制，再選中B3：M4區域進行粘貼即可自動生成收支匯總數據(圖2)。

　　公式中用列標題代表列比較直觀，其含義相信大家一看就明白。要注意的是條件的部分要求為文本格式，所以若是直接輸入的條件 (如：“>90”)必須加雙引號。而像本例中文本與引用混合的，文本部分要加上雙引號并用&連接引用，不能直接輸入>B$2。本例實現的是求和匯總，若要求計數可把公式改成=COUNTIFS(收支，$A3，日期，“>=”&B$2，日期，“<”& C$2)。

　　小提示>>

　　其實Excel的數據透視表也可以匯總，功能更強大，但存在不能實時自動刷新，對設置行、列、單元格操作有諸多限制，不能按日期期間匯總等缺點。因此對于一般的求和、計數匯總還是使用SUMIFS、COUNTIFS函數比較簡單。

　　匯總工作完成后，接下來就是把匯總表中的數據轉換成直觀的圖表了。請點擊“下一頁”。

　　網二、用Excel繪制圖表

　　匯總工作完成后，接下來就是把匯總表中的數據轉換成直觀的圖表了。在Excel 2007中繪制圖表也很簡單。

　　1.繪制圖表

　　在“匯總”工作表中，選中收支數據和標題所在區域A2：M4。單擊“插入”選項卡下的“折線圖”，在下拉列表中選擇“帶數據標志的折線圖”，馬上可以看到全年的收支折線圖，并自動切換到“設計”選項卡。在“設計”選項卡的“圖表布局”中選擇第1種布局，單擊選中圖表中的標題，輸入“2009年收支曲線”，再選中坐標軸標題把它改成“金額(元)”(圖3)。

　　如有需要，還可切換到“布局”選項卡，單擊“折線”選擇“高低點連線”，或單擊“數據標簽”顯示各點數據，以讓圖表更加直觀。

　　2.美化圖表

　　最后再美化一下圖表就OK了，一般你只要在“設計”選項卡選擇適當的圖表布局和樣式效果即可。若不喜歡現成的樣式也可分別單擊選中圖表中的折線、文字、坐標軸等對象，從“格式”選項卡中對形狀填充、形狀輪廓、藝術字樣式、發光等逐一進行設置。字體和字號則要從“開始”選項卡中設置。如需做更詳細的設置，可右擊圖表中的對象選擇“設置……格式”，在彈出窗口中進行設置。

　　例如默認折線起點與縱坐標軸還有點距離，只要右擊橫坐標軸選擇“設置坐標軸格式”，選中“位置坐標軸”下的“在刻度上”單選項，即可讓折線從縱坐標軸開始。至此一張漂亮的折線圖就繪制完成了(圖4)。

　　當然你可能還需要餅圖或其他圖表，其繪制方法并沒有太大的不同。只要修改一下匯總表行列標題和匯總公式對分類或明細進行匯總，然后在創建圖表樣式時選擇相應的餅圖或其他圖表即可，就不逐一細說了。

　　制作好的圖表最終還要插入PPT演示中才好在報告會上播放。請點擊“下一頁”。

　　三、Powerponit制作報表動畫演示

　　制作好的圖表最終還要插入PPT演示中才好在報告會上播放。一般演示時，往往需要在說到某一部分時才讓該部分的曲線出現。在PPT 2007中我們可以輕松實現這種效果。

　　1.拆分動畫

　　在Excel 2007中右擊圖表的邊框選擇“復制”，再用PPT 2007打開演示文檔進行粘貼即可把繪制好的圖表插入PPT演示中。選中圖表，單擊“動畫”選項卡中的“自定義動畫”，在“自定義動畫”窗格中單擊“添加動畫”按鈕選擇“進入/擦除”，為圖表添加一個動畫效果。然后在下面的列表中右擊剛添加的“圖表”動畫項，選擇“效果選項”。

　　在“效果選項”窗口“圖表動畫”選項卡的“組合圖表”下拉列表中可以找到按系列、分類等拆分方式，在此我們選擇“按系列”，確定完成設置?，F在 “自定義動畫”窗格的圖表動畫項下會出現一個向下的擴展按鈕，單擊此按鈕即可看到圖表動畫項變成了背景、系列1、系列2三項(圖5)。

　　這樣你就可以選中各系列項，單擊上面的“更改”按鈕分別設置不同動畫了，當然也可分別設置動畫速度和效果。

　　2.順序調整

　　現在我們可對各個系列設置不同動畫，也可設置每次單擊讓一個系列動作，各系列只能按原本的順序順次動作。一般要想改變圖表中各對象的動作順序，必須右擊圖表選擇“編輯數據”，從Excel中調整匯總表中的數據順序才行。不過對自動連續播放的動畫還是有其他辦法可調整順序的。

　　先把圖表所有動畫項的開始都設置為“之前”，然后右擊動畫項選擇“顯示高級日程表”，就會在動畫項后以橙色時間條顯示開始、結束時間，直接拖動時間條即可調整各動畫項的播放順序(圖6)。