不管在下列什么工作環境中，都可在Office 2003中使用“文件搜索”命令來查找文件：在計算機的硬盤驅動器上、局域網絡、Microsoft Outlook 郵箱以及網上鄰居。您還可在 Outlook 郵箱中查找電子郵件、會議和其他信息。搜索操作提供兩種查找文件的方法：基本搜索和高級搜索。

　　基本文件搜索

　　基本搜索能最全面地搜索文件、Outlook 項目和網頁?？梢圆檎以跇祟}、內容或屬性中包含指定文本的文件。還可以指定搜索文件的范圍和搜索文件類型。

　　高級文件搜索

　　高級搜索則更加明確，用于根據文件屬性查找文件。您可通過創建查詢完成此操作，查詢是所找到文件必須滿足的一條或多條規則的集合。查詢的一個示例是“作者 是（精確地） 佚名”。它指定了待搜索文件的作者屬性應只包含文本“佚名”。

　　自然語言搜索

　　自然語言搜索使用熟悉的會話表達方式（例如“Get all mail from Jane”或“Find all meetings next week”）從“基本文件搜索”任務窗格中搜索 Microsoft Outlook 項目。使用自然語言搜索，您可搜索電子郵件、日歷項、聯系人、任務和便箋。只有在 Microsoft Office 2003 英文版中才支持自然語言搜索。

　　雖然可以在自然語言查詢中包括更多信息以獲取更好的搜索結果，但是您無需使用完整的句子或者關心語法的正確性。例如，下列自然語言查詢是正確的：“High PRiority tasks”。

　　自然語言搜索可搜索 Outlook 項目的內容，例如電子郵件的正文，以及項目的屬性，例如會議的主題和任務的優先級。

　　注釋 對于網上鄰居或您計算機上的文檔，雖然不支持自然語言搜索，但是 Office 的“文件搜索”將使用自然語言搜索查詢中的信息來查找這些位置中的文件。

　　使用自然語言的提示

　　搜索電子郵件

　　·使用類似于“about”或“subject”的單詞來搜索電子郵件的內容。

　　示例

　　“Messages about searching”

　　“Messages on the subject： sales quotas”

　　·搜索電子郵件的屬性和其他域。

　　示例

　　“High priority messages”

　　“Who did I Cc about natural language searching？”

　　“E-mail I need to follow-up on”

　　·搜索包含附件的文檔。

　　示例

　　“Find all mail messages with attachments”

　　·指定時間范圍以縮小搜索范圍。

　　示例

　　“E-mail from Bob in the last week about natural language searching”

　　“Find the most recent e-mail from Prasanna”

　　搜索日歷

　　·使用類似于“about”或“subject”的單詞來搜索會議的內容。

　　示例

　　“Meeting about sales goals”

　　“Show the meeting to introduce new team members”

　　·根據參加人搜索會議。

　　示例

　　“All meetings with Jim”

　　“Find the meeting organized by Tanya”

　　“Did Bei-Jing accept the meeting about searching？”

　　·通過指定時間范圍來限制搜索的范圍。

　　示例

　　“Find all meetings I attended last Monday”

　　“Find all meetings the day before yesterday”

　　搜索聯系人

　　·根據詳細信息搜索聯系人，例如昵稱或生日。

　　示例

　　“Find everyone whose manager is Miles”

　　·查找具有共同信息的一組聯系人。

　　示例

　　“Contact information for clients who live in Baltimore”

　　搜索便箋

　　·根據便箋的內容、顏色或其他屬性搜索便箋。

　　示例

　　“All notes I created yesterday”

　　“All blue notes about searching”

　　其他提示

　　·通過指定要搜索的文件夾來縮小搜索范圍。

　　示例

　　“E-mail in my Inbox that I haven't read yet”

　　·使用引號來保持短語的整體性。

　　示例

　　“Show me meetings about "natural language searching" in the next 5 days”

　　·指定希望結果返回的順序。

　　示例

　　“E-mail from Helmut， sorted oldest message first”

　　文件搜索選項

　　“文件搜索”任務窗格

　　使用“文件”菜單上的“文件搜索”時，“文件搜索”任務窗格將顯示在頁面右側。每個 Office 應用程序都可擁有自身的“文件搜索”任務窗格實例。不過，搜索結果對于任何應用程序都是可用的。例如，如果您在 Microsoft Word 中搜索任意類型的文件，并從搜索結果列表中打開某 Microsoft Excel 電子表格，則搜索結果也會顯示在 Excel 的“搜索結果”任務窗格中，以便于您可繼續使用它們。

　　查看搜索結果

　　開始搜索時，“文件搜索”任務窗格會立即開始列出所找到文件的名稱。文件按以下位置分別顯示：您的計算機、郵箱和網上鄰居。

　　從結果列表中，您可以對找到的文件執行多種操作，例如：

　　·查看文件的屬性

　　·打開文件

　　·在 Web 瀏覽器中查看文件

　　·根據某文件新建文檔

　　·將指向某文件的超鏈接復制到“Office 剪貼板”中

　　用快速搜索來加速搜索

　　快速搜索從文件提取信息并用某種方式進行組織，以便更快速，更容易地查找這些文件。當您的計算機空閑時，就會更新快速搜索索引。

　　快速搜索使用內置 Windows 索引服務。您可從 Windows 的“搜索”任務窗格中或 Office 中的“基本文件搜索”任務窗格中啟用快速搜索支持。

　　注釋 如果沒有安裝快速搜索，“基本文件搜索”任務窗格就會顯示一條注釋信息。如果已經安裝快速搜索，就會顯示其狀態為已啟用或已禁用。

　　使用條件和值來生成更復雜的搜索

　　使用高級搜索時，可以基于文件屬性，使用條件和值來搜索文件。

　　條件是在高級搜索中對文件屬性值設置的限制，從而使其更加明確。每一種屬性類型都有與之相關的一組條件，高級搜索將自動顯示這些條件。例如，如果屬性為日期，高級搜索就會顯示下列條件選項以及其他選項：“今天”、“明天”和“昨天”。

　　某些條件后面不需要值。在示例“上次修改時間昨天”中，不需要任何附加值，因為條件“昨天”為高級搜索提供了所需的全部信息。

　　某些條件后面需要一個值。例如，條件“等于”后面總是需要一個值，在您配置搜索的時候就要提供該值。

　　從“打開”對話框中進行搜索

　　通過使用“打開”對話框中的“工具”菜單，可使用基本搜索或高級搜索來查找文件。與在“文件搜索”任務窗格中一樣，將根據文件的位置分別顯示搜索結果。您可在打開文件的同時查看其屬性。