PDF(Portable Document Format，便攜文檔格式)格式是Adobe公司在其PostScript語言的基礎上創建的一種主要應用于電子出版的文件規范系統。PDF文件可以將文字、字型、格式、顏色及與設備和分辨率獨立的圖形圖像等封裝在一個文件中，該格式文件還可以包含超文本鏈接、聲音和動態影像等電子信息，支持特長文件，集成度和安全可靠性都較高。由于PDF文件可以不依賴操作系統的語言和字體以及顯示設備，就能“逼真地”將文件原貌展現給每一個閱讀者，因此越來越多的電子圖書、產品說明、公司文告、網絡資料、電子郵件等開始使用PDF格式文件。目前已成為電子文檔發行和數字化信息傳播事實上的一個標準。

　　制作PDF文件的“官方”軟件為Adobe公司的Adobe Acrobat，注意，不是我們通常使用的Adobe Acrobat Reader（這個軟件只是pdf文件的閱讀軟件）。Adobe Acrobat是一個商業軟件，本文操作基于Adobe Acrobat 4.0，其他版本流程類似。

　　軟件安裝要點

　　首先是安裝軟件，不要覺得安裝很簡單，如果安裝得不當是不能輸出含有中文PDF文件的。安裝時需注意的地方在于看到如圖1的對話框時，選擇“Custom(用戶定制)”方式，點Next繼續，出現組件對話框，把滾動條拉到最末端，點中“Asian Language Support(支持亞洲語言)”，然后點“Change”按鈕，在彈出的對話框里選擇“Simplified Chinese Language Files(簡體中文語言包)”和“Distiller Asian Language PDF Generation(Distiller亞洲語言PDF生成器)”，點“Continue”繼續。再點“Next”，只要輸入個人信息和序列號，再一路Next就可以了，在拷貝完成后忽略電子注冊，然后按照提示重新啟動計算機就完成安裝了。

圖1

　　這時候你打開Word就會發現多了兩個圖標，這可能是Acrobat的一個bug，我們先刪去一個圖標，右鍵點擊工具欄，選擇“自定義”，然后在“工具欄”標簽中選中一個“PDFMaker 4.0”，點“刪除”按鈕即可。在這里PDFMaker是一個宏按鈕，是特別為Microsoft Word設計的，用來在Word中方便地生成PDF文件。

　　自動生成PDF文件

　　現在我們就可以來制作第一個PDF文件了。首先，用Word打開一個文件，然后點擊工具欄中的圖標，會出現圖2這樣的對話框，使用系統的默認值就單擊“Create”按鈕，這樣PDFMaker就開始自動生成PDF文件了。它會自動掃描Word文檔中的有關信息，比如鏈接、目錄之類，把它們和PDF格式的鏈接、目錄等相對應，在生成的PDF文件中的所有可視信息都和原來的文件相同。還要說明一點，PDFMaker生成的PDF文件存放的路徑與原來的DOC文件相同。

圖2

　　到這里，你已經做好了第一個PDF文件！這是最簡單的一種方法，但不是最好的。為什么呢？因為這樣做出來的PDF文件尺寸非常大，比如原來的DOC文件只有25K，用上面這種方法做出來的文件有153K之巨！根本不符合網上傳輸的要求！可能你會問為什么會這樣呢？

　　解釋這個問題就要從PDF文件的內部制作過程講起。轉換成PDF文件的過程非常特殊，在安裝完Acrobat后，去查看打印機，會發現多了兩個打印機設置Acrobat Distiller和Acrobat PDFWriter，這是Acrobat自動設置的虛擬打印機，這對制作PDF文件來說是必須的。因為PDF文件的格式規范是創建在PostScript語言基礎上的，而PostScript語言是一種精確的頁面描述語言，應用在電子出版上來生成復雜的版面，PostScript與打印機的硬件無關，只要求打印機支持這種頁面描述就可以了。在這里Acrobat Distiller和Acrobat PDFWriter就是兩個虛擬的PostScript打印機，而宏PDFMaker就是把DOC文檔進行虛擬打印，得到中間文件.PS(PostScript)文件，然后再調用Acrobat Distiller來產生PDF文件。

　　Acrobat為了適應亞洲語言的特點，對亞洲語言設計了特殊的生成器和語言包，但是它是通過“嵌入字體(Embed Fonts)”的方法來解決的。這樣做對于直接打印是很優化的，但是如果是用來生成PDF文件，帶來的負面效應就是大大增加了文件的尺寸。

　　制作小體積PDF文件

　　我們繞過PDFMaker來制作PDF文件。前面我說過了，Acrobat安裝了兩個虛擬打印機，其中的Acrobat PDFWriter就可以生成PDF文檔，不過第一次使用之前要做一些設置，因為PDFWriter默認的也是嵌入字體，我們要把這個選項去掉。具體的方法是，在Word里選擇文件/打印...，彈出一個對話框，在其中的打印機名稱中選擇Acrobat PDFWriter，然后單擊右邊的“屬性”按鈕，在出現的對話框中選擇“Font Embedding”標簽，把其中Subset下的Type1和TrueType前的選擇去掉，再點擊“確定”，這樣就不會自動嵌入字體了。

圖3

　　這樣就可以開始制作PDF了。打開DOC文檔，然后選擇文件/打印...，選擇打印機名稱為Acrobat PDFWriter，確定，稍候會出現如圖3的對話框，你可以在這里選擇保存PDF文件的路徑以及設置PDF的文件信息，再確定，這樣PDF就做好了。查看一下這個文件的大小，只有15K，是源文件(25K)大小的60%，這就非常適合網上的傳播。我們再查看一下字體信息，會發現漢字字體不再是嵌入的了。這種制作PDF文件的方法不僅適用于Word，對于一切具有打印功能的軟件都適用。

　　為PDF文件加密

　　在PDF文檔中可以通過設置密碼來禁止使用者打印文件、改變文件內容、選取復制文件中的文本與圖形以及增加注釋，也可以通過設置密碼來限制觀看者。有了這些強大的保護功能，就能切實有效地限定讀者的行為，更有力地保護知識產權。設置這些保護非常簡單，用Acrobat打開PDF文件，選擇File/Save As...，在Security中選擇Standard，會自動跳出一個對話框，在這里，你可以設置打開文件的密碼、改變安全設置的密碼以及不允許使用者做的事情(打印文件、改變文件內容、選取復制文件中的文本與圖形以及增加注釋)，選擇完成后按確定，系統會自動和你校對密碼，無誤后回到保存對話框，你可以換個名字保存PDF文件或者覆蓋源文件，再次打開這個文件的時候就要受所設定的安全權限的限制了。