說道OFFICE辦公軟件相信大家都很熟悉，它可以說是我們日常學習、工作中最常用到的辦公軟件之一，那你是真的會使用OFFICE辦公軟件嗎？臨近新年了，大家又要信心滿滿地給自己的人生設目標啦！今天小編就給大家列舉幾個經常見到的OFFICE辦公軟件操作誤區，助你輕松使用OFFICE辦公軟件，提升工作效率。

OFFICE辦公中的常見誤區

誤區1. “格式刷”一刷到底，大文檔不適合用“格式刷”一刷到底

       我們經常看到有些網友用格式刷一刷到底，雖然對于小文章而言，偶爾用一兩次倒也無傷大雅。但對于那些十幾頁乃至幾十頁的大文檔來說，通過格式刷去“刷格式”是不正確的！

      正確的做法，是借助Word的樣式修改功能。編寫時，打開樣式面板，然后賦予不同的段落以不同樣式。后期如果發現某一段落格式存在問題時，只要右擊所對應的樣式→“修改”。轉眼間，文檔里所有應用該樣式的段落便會自動應用新格式了。

誤區2. 通過回車鍵換頁

       長文檔編輯時，常會遇到斷頁的問題，經常能夠見到一些人用一大堆回車把兩個頁面分開。假如你后期還要對文檔進行格式修改的話，這些手工斷開的“頁面”，很可能又會連接到一起，嚴重影響文檔的處理效率。

       正確做法是，在前一頁結束后，點擊“插入”→“分頁”符將兩組頁面分開。經過這種方法處理過的文檔，無論前后格式如何變化，都再也不會“粘合”到一起了。

誤區3. 通過空格設置首行縮進

       有些網友為了圖省事，經常會用兩個空格代替首行縮進。其實這樣的做法，一來并不快捷，二來也會給后期編排帶來諸多麻煩。

      正確的做法是，全選整篇文檔，點擊“開始”→“段落”右下角的小箭頭，然后在“縮進”標簽下選擇“首行縮進”。確定之后，所有段落的首行就統一完成縮進了。

      同時這一方法的另一個好處，是用戶后期可以隨時通過標尺調整縮進值，高效且便捷。

誤區4. 手工輸入頁碼數

      這也是一個普遍性問題，有些網友出于方便，通過文本框手工添加文檔頁碼。一方面文本框法效率低下，另一方面假如文章有所刪改，那么頁碼就要重新計算，非常麻煩。

      正確的做法是，在文檔撰寫完畢后，通過“插入”→“頁碼”為文檔加入頁碼。這樣處理過的文檔，頁碼會根據文章字數自動變更，同時外觀也會比手工制作更具靈活性。

誤區5. 手工制作目錄

       很多人都知道word內置了一項目錄功能，但總有人不明白，為什么自己點擊目錄后（“引用”→“目錄”），總是彈不出需要的內容！其實原因很簡單，那就是目錄是依賴于大綱創建的，如果你的文檔事先沒有建立好對應的段落等級，自然是出不來想要的目錄的。

       其實這里的樣式便內嵌了段落等級。通過將不同段落設置為不同樣式，我們便已經為文檔建立了合適的大綱。此時，如果點擊“引用”→“目錄”，即可自動生成想要的目錄。

誤區6. 多單元格輸入相同數據

       Excel中常會遇到多單元格輸入相同數據的情況，通常大家都會使用自動填充功能，但對于那些不連續的單元格，自動填充就愛莫能助了，只能一個挨一個地手工錄入。

　　其實Excel是有非連續單元格快速輸入法的，方法是按住Ctrl鍵將所有要輸入的單元格選中（連續、非連續均可），然后在其中一個單元格內輸入內容，擊打Ctrl+Enter。好了，是不是現在所有的選中單元格都填入了你想要內容！

誤區7. 手工刪除文檔空行

有些從網上下載的文章，會包含很多空行，通常網友們的做法是手工一個個刪除，不過這種方法效率低且特別容易出錯。

網上下載的文檔通常都是這種樣子

      正確的做法是，點擊“編輯”→“替換”，然后分別在“查找內容”與“替換為”框中輸入“^P^P”及“^p”，最后點擊“全部替換”。轉眼間，多余的空行就這樣被刪除了。

通過“特殊格式”按鈕設置需要查找與替換的內容

同理Excel也可以實現類似的操作，只不過調用的命令改成了“定位條件”→“空值”，最后將篩選出來的空行手工刪除即可。

      正確使用辦公軟件里的一些功能，不僅能夠讓日常操作更便捷，同時也會極大地提升工作效率。新的一年，讓我們的工作效率也來提提速吧！