對于大部分企業員工來說，在需要同時承擔多項任務、或者參與多個項目的時候，很容易出現應接不暇，時間分配不合理，做重復工或無用功的情況。這時候可以利用飛書的文檔分清任務優先級、細分工作時間，及時和團隊對齊進度，提高個人任務的管理和完成效率。

　　用文檔建立四象限任務清單

　　每天正式開始工作之前，先在文檔上把待做的任務詳細列出來，然后判斷和區分任務優先級，并以此為依據來分配時間，確保個人的工作方向和節奏符合當前整體的工作需要和進度。

　　比較常用的區分任務優先級的方法是四象限法則，依據這個法則可以列出如下任務清單：

　　需要強調的是，這里的重要和緊急都是相對的，要結合個人的工作重點和團隊整體目標來綜合判斷。以不重要但緊急為例，比如同事A馬上要交付一個方案，臨時在群里請大家提意見，這件事對于A來說是緊要的，但也許并不在你的工作范疇之內，這時如果你剛好有空當然可以積極響應，但如果自己手上的緊要任務還未完成，就不必著急參與，而應該交給時間更寬裕的其他成員來完成。

　　用日程細分工作時間

　　時間規劃和任務規劃是相輔相成的，用四象限法則理清任務后，借助日程把工作時間細分到每個任務上，并把該時間段的日程狀態設置為忙碌，方便其他成員直觀地看到忙閑狀態。

　　給每個任務日程設置一個提醒，比如5分鐘前，避免自己沉浸在某一項任務中而耽誤其他任務的進度，也可以根據實際情況及時調整時間安排。

　　當然，在實際工作中計劃往往趕不上變化，時間點經常會有所調整，但有意識地細分時間可以更好地把握各項任務所需的時長和精力，為之后的任務和時間分配提供有效參考。

　　用文檔共享和協作，及時對齊進度

　　在理清個人任務和時間分配后，要及時和同事溝通，對齊進度，以確保自己的工作符合整體目標和節奏，避免做無用功。除了私聊、群聊、開會以外，可以直接通過文檔快速同步進度：方案、報告等文檔撰寫完成后，直接邀請團隊成員閱讀或協作，成員可立刻收到通知，及時給出反饋。

　　在將個人已完成的工作文檔直接插入到團隊日報、周報等共享文檔中，方便其他成員查看。

　　當需要同時參與多個項目時，可以利用協作空間來集中管理各項子任務。項目進度一目了然，不會造成混亂和遺漏。

　　對于經常要同時面對多個任務的員工來說，利用飛書的文檔和日歷功能可以很好的將各項任務進行梳理安排，合理分配時間，避免不必要的精力浪費，提高工作效率。