在企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)中，最常用的功能莫過于“共享文件”了。財務(wù)部門需要當(dāng)月員工的考勤信息，人事部門可能不會親自拿過去，而是在網(wǎng)絡(luò)上共享;生產(chǎn)部門的生產(chǎn)報表也不會用書面的資料分發(fā)，而是放在網(wǎng)絡(luò)的共享文件夾下，誰需要的話，就自己去查看就可以了，等等。類似的需求還有很多。
可見，共享文件的功能，提高了企業(yè)辦公的效率，使企業(yè)局域網(wǎng)應(yīng)用中的一個不可缺的功能。但是，由于共享文件夾管理不當(dāng)，往往也給企業(yè)帶來了一些安全上的風(fēng)險。如某些共享文件莫名其妙的被刪除或者修改;有些對于企業(yè)來說數(shù)據(jù)保密的內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)上被共享，所有員工都可以訪問;共享文件成為病毒、木馬等傳播的最好載體，等等。
所以，共享文件若管理不當(dāng)，會造成比較嚴重的后果。下面，筆者就結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，談?wù)勅绾喂芾砗霉蚕砦募?br />一、實時查看誰在訪問我的共享文件。
有時候，我在Windows XP的電腦上，共享了一個文件?；蛟S，出于某些原因，我們需要知道現(xiàn)在有誰在訪問這個文件。如有時候，我們關(guān)電腦的時候，系統(tǒng)會提示有多少用戶連接在這個共享文件夾中。我們需要知道到底是哪些用戶，這該如何實現(xiàn)呢?其實，這比較簡單，我們可以利用操作系統(tǒng)的自帶功能來實現(xiàn)?？梢园慈缦虏襟E操作。
第一步：依次打開控制面板、管理工具、計算機管理(本地)、系統(tǒng)工具，然后選擇共享文件夾。在這個窗口中，有一個“會話”選項。雙擊打開這個選項，在右面的窗口中，就會顯示出哪些電腦在訪問你的計算機。但是，在這個窗口中，還只能夠看到有哪些電腦連接到你的電腦，還不知道到底他們在訪問哪些共享文件。
第二步：依次選擇“系統(tǒng)工具”、共享文件夾、打開文件，此時，在窗口中就會顯示本機上的一些共享資源，被哪些電腦在訪問。同時，在這個窗口中還會顯示一些有用的信息，如其打開了哪一個共享文件;是什么時候開始訪問的;已經(jīng)閑置了多少時間。也就是所，只要其打開了某個共享文件夾，即使其沒有打開共享文件，也會在這里顯示。
另外，我們有時候可能出于某些目的，如員工可能認為不能讓這個人訪問這個文件。此時，我們就可以直接右鍵點擊這個會話，然后從快捷菜單中選擇關(guān)閉會話，我們就可以阻止這個用戶訪問這個共享文件，而不會影響其他用戶的正常訪問。
這個功能，有時候非常有用。如我們都知道，XP系統(tǒng)訪問連接有一個最高數(shù)的限制。有時候員工會反映，我怎么不能夠反問你的共享文件了。我們一看，原來是連接數(shù)到了上限。此時，我們就可以通過這種方式查詢現(xiàn)在有多少用戶連接在我的電腦上，然后我們就可以把一些人為不需要訪問的用戶斷開，讓需要訪問的用戶連接上去。
二、設(shè)置共享文件夾時，最好把文件與文件夾設(shè)置為只讀。
在大部分時候，用戶都只需要查看或者復(fù)制這個共享文件即可，而往往不會在共享文件夾上進行直接修改。但是，有些員工為了貪圖方便，就直接以可讀寫的方式共享某個文件夾以及文件。這是非常危險的。
一方面，這些不受限制的共享文件家與共享文件成為了病毒傳播的載體。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，有些用戶在共享文件的時候，沒有權(quán)限限制。一段時間后，再去看這個共享文件，發(fā)現(xiàn)有些共享文件或者共享文件夾中有病毒或者木馬的蹤影。原來由于這個共享文件夾有寫的權(quán)限，所以，其他用戶如何打開這個文件，恰巧這臺電腦中有病毒或者木馬的話，就會傳染給這個共享文件夾。從而讓其他訪問這個共享文件夾的電腦也中招。可見，沒有保護措施的共享文件夾以及里面的共享文件，已經(jīng)成為了病毒傳播的一個很好的載體。
另一方面，當(dāng)數(shù)據(jù)非法更改時，很難發(fā)現(xiàn)是誰在惡作劇。雖然可以通過相關(guān)的日志信息可以查詢到有哪些人訪問過這個共享文件，以及是否進行了更改的動作。但是，光憑這些信息的話，是不能夠知道這個用戶對這個共享文件夾作了哪些更改。有時候，我們打開一個共享文件，會不小心的按了一個空格鍵或者一個字符鍵，不小心的把某個字覆蓋了，等等。這些情況在實際工作中經(jīng)常會遇到。有時候，即使找到了責(zé)任人，他也不知道到底修改了哪些內(nèi)容。所以，當(dāng)把共享文件設(shè)置為可寫的話，則很難防止員工有意或者無意的更改。
第三，若以可寫的方式共享文件的話，可能無法保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。如人事部門以可讀寫的方式共享了一個考勤文件。此時，若財務(wù)部門修改了這個文件，而人事部門并不知道。因為財務(wù)人員可能忘記告訴了人事部門，此時，就會導(dǎo)致兩個部門之間的數(shù)據(jù)不一致，從而可能會造成一些不必要的麻煩。而且，由于沒有相關(guān)的證據(jù)，到時候誰對誰錯，大家都說不清楚。
為了解決這些問題，筆者建議企業(yè)用戶，在共享文件夾的時候，最好把文件夾的權(quán)限設(shè)置為只讀。若這個共享文件夾有時候其他用戶需要往這個文件夾中存文件，不能設(shè)置為只讀。那我們也可以把共享文件夾中的文件設(shè)置為只讀。如此的話，由于文件夾為只讀的，則病毒、木馬也就不能夠感染這些文件夾，從而避免成為散播病毒的污染源;而且，也可以防止用戶未經(jīng)授權(quán)的更改，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不統(tǒng)一等等。
三、建立文件共享服務(wù)器，統(tǒng)一管理共享文件的訪問權(quán)限。
另外，若把企業(yè)的共享文件分散在各個用戶終端管理的話，有一個問題，就是用戶對于共享操作的熟悉程度不同或者安全觀念有差異，所以，很難從部署一個統(tǒng)一的文件共享安全策略。如分散在用戶主機的共享文件，員工一般不會定期對其進行備份，以防止因為意外損害而進行及時恢復(fù);一般也不會設(shè)置具體的訪問權(quán)限，如只允許一些特定的員工訪問等等。因為這些操作的話，一方面可能需要一些專業(yè)知識，另一方面，設(shè)置企業(yè)也比較繁瑣。所以，即使我們出了相關(guān)的制度，但是，員工一般很難遵守。
所以，筆者建議，在一些有條件的企業(yè)，部署一個文件共享服務(wù)器，來統(tǒng)一管理共享文件。采取這種策略的話，有如下好處。
一是可以定時的對共享文件進行備份，從而減少因為意外修改或者刪除而導(dǎo)致的損失。若能夠把共享文件夾都放在文件服務(wù)器上，則我們就可以定時的對文件服務(wù)器上的文件進行備份。如此的話，即使因為權(quán)限設(shè)置不合理，導(dǎo)致文件被意外修改或者刪除;有時會，員工自己也會在不經(jīng)意中刪除不該刪的文件，遇到這種情況的時候，則我們可以通過文件恢復(fù)作業(yè)，把原有的文件恢復(fù)過來，從而減少這些不必要的損失。
二是可以統(tǒng)一制定文件訪問權(quán)限策略。在共享文件服務(wù)器上，我們可以根據(jù)各個員工的需求，在文件服務(wù)中預(yù)先設(shè)置一些文件夾，并設(shè)置好具體的權(quán)限。如此的話，放到共享文件服務(wù)器中的文件就自動繼承了文件服務(wù)器文件夾的訪問權(quán)限，從而實現(xiàn)統(tǒng)一管理文件訪問權(quán)限的目的。如對于一些全公司都可以訪問的行政通知類文件，我們可以為此設(shè)立一個通知類文件夾，這個文件夾只有行政人員具有讀寫權(quán)限，而其他職工都只有只讀權(quán)限。如此的話，其他員工就不能夠?qū)@些通知進行更改或者刪除。所以，對共享文件夾進行統(tǒng)一的管理，可以省去用戶每次設(shè)置權(quán)限的麻煩，從而提高共享文件的安全性。