大多數(shù)的工作/學習都離不開各種Word、Excel、PowerPoint文檔。微軟出品的Office全套軟件是不少人在PC時代的裝機必備。而在這個移動時代，大家都在用手機聊工作，郵件、聊天工具上的文檔也是一個接著一個。這不僅要求我們學會如何「移動辦公」，也要求我們的手機——應該擁有處理文檔的能力。

今天AppSo給大家分享的，是12個誰都能學會的手機Office實用技巧。首先需要說明，這里指的Office是微軟出品的Microsoft Office，本文提到的主要有5款app：Word, Excel, PowerPoint, OneNote和Outlook。此外這個系列還有我們曾經(jīng)介紹過的Office Lens和Skype等等，但不在本文討論之列。

另外，Android以及iOS版Office都可以免費使用核心功能，你無需擔心花錢的問題。

一、Word：文字工作者的掌上必備

Microsoft Word是微軟出品的全功能文字處理軟件。它能讓你創(chuàng)建和編輯排版豐富的文檔，輕松添加圖片、表格等圖文信息，是碼字愛好者的必備單品。

1、完美兼容性：跟「打不開」和「格式錯亂」說再見

如果你在手機上，突然收到一份重要文件。這個時候你最怕的一件事是什么？打不開、格式錯亂、顯示亂碼……要是有重要數(shù)據(jù)搞錯了地方，那真不是道個歉就能搞定的失誤。用Microsoft Word可以最大程度地避免這些問題，因為是微軟官方出品，兼容性并非第三方app可以相比。你不僅可以用它來打開幾乎所有doc/docx文件，還能得到和電腦完全一致的排版，不會再莫名錯過一些重要信息。

如果你使用的是其他同類軟件，可能會遇到各種奇怪的狀況。比如AppSo的一位天才作家告訴我，用其他app打開自己的畢業(yè)論文會看不到公式，而用Microsoft Word就不會遇到這樣的問題。

2、閱讀模式：如翻看電子書般閱讀文檔

解決了「能看」的問題，第二件惱人的事情就是：電腦上做的文檔發(fā)到手機上看，字怎么這么小，看起來好麻煩……

其實只要你善用Word內(nèi)置的「重排」功能（可以理解為「閱讀模式」），這根本就不是問題。它能將文檔以適合手機閱讀的版式呈現(xiàn)，同時又不改變文檔原有的版式。效果怎樣？看下面這個對比圖就知道啦。

3、批注功能：其他人對文檔的意見，一目了然

有時候我們還需要在手機上做一些輕量的修改工作。特別是對編輯和作者等職人來說，最少不了的事情就是「改稿」。有不少人喜歡在微信、QQ里將文章的相應部分選中、截圖，然后把修改意見通過聊天工具發(fā)送。信息極度碎片化容易干擾思路，最重要的是，時間再多也不能這么浪費啊。

而手機版Word提供了完整的批注支持：它可以完整展示不同人的批注，他們對哪一部分有什么修改意見，你在手機上就可以輕松看到。你可以直接回復批注，方便讓對方知道你的想法。每個批注都有獨立的窗口，因此絕對不會跟討論的其他問題混淆。

如果需要修改文稿也很簡單，除了最基礎的增刪文字，Word還將常用的文字格式選項（比如加粗、斜體、下劃線、高亮、字號顏色等）放在了最容易操作的區(qū)域，你可以通過它們快速修改文字格式。

4、智能查找：不懂的馬上查，馬上懂

有不少資料（比如論文、文獻等等）也是用Word寫成，遇到陌生名詞的幾率非常高。如果是關鍵的名詞沒有搞懂，影響的是對整篇文章的理解。這個時候就可以使用Word內(nèi)置的「智能查找」功能，一鍵通過Bing搜索相應的關鍵詞，簡直是成人版的「哪里不會點哪里」。

5、便捷分享：可發(fā)送給微信好友

只要你不是在Word上寫日記，否則做好的文檔肯定都是要發(fā)給別人的。

Word提供了附件和鏈接分享兩種形式。這里著重說一下微軟為中國用戶新增的「發(fā)送給微信好友」的功能：在完成文檔的編輯后，你可以以Word或者PDF格式直接發(fā)送給微信好友，或者直接添加到微信收藏。

因為微信已經(jīng)成為了許多人最傾向選擇的溝通渠道，因此我們覺得有必要跟大家介紹一下這個功能。

二、Excel：讓你的數(shù)據(jù)會說話

Microsoft Excel是一款全能的電子表格工具。你可以用它的圖表、公式、篩選和排序等功能，在手機上就能查看和編輯電子表格，輕松處理關于數(shù)據(jù)的一切。此外，Excel更強大的地方在于將數(shù)據(jù)轉換為可視化圖表，助你洞察到數(shù)據(jù)背后的趨勢——用官方的話來說，就是「將數(shù)據(jù)轉化為洞察力」。

1、凍結窗格：手機看表格的福音

在手機上看表格，最痛苦的事情之一就是……屏幕太小了，數(shù)據(jù)太多了。很多時候，你其實不需要表格里的所有數(shù)據(jù)，可能只是需要將某行或者某列表格固定住，方便數(shù)據(jù)的對照查看而已。這個時候可以用很多Excel新手不知道的「凍結窗格」功能。

手機版Excel提供了「凍結首行」、「凍結首列」和「凍結窗格」三個選項，前兩個都比較好理解，第三個功能的意思是將所選窗格的上方和左側表格都凍結。如果你需要使用到這個功能，可以點擊app頂部的第二個按鈕喚出功能選單，再切換到「視圖」，在底部即可找到「凍結窗格」。

調(diào)整后的效果是這樣的（以下為動圖）：

2、公式展示：再復雜的都不怕

得益于微軟Office良好的兼容性，如果一份Excel文檔插入了復雜公式，你也可以在手機版Excel上看到。而如果使用其他類Excel應用打開，卻只能看到一片空白。

注：此特性同樣適用于Word、PowerPoint。

三、OneNote：得力的數(shù)字筆記助手

Microsoft OneNote就是你的隨身筆記本。不同的是，在紙質(zhì)筆記本上你只能寫寫畫畫，OneNote則幾乎沒有限制。除了基本的文字、涂鴉、圖片，你還可以添加視頻、音頻、鏈接等各種形式的內(nèi)容……你可以在這里搜集一切，記錄一切。

1、OneNote徽章：讓你隨時快速記錄

使用OneNote最重要的場景，就是快速記錄。Android版的OneNote提供了一個非常不錯的功能，那就是無論在手機哪個界面都懸浮著的「OneNote徽章」。

大家都知道靈感稍縱即逝，這個徽章可以讓你無需打開OneNote就隨時記錄下想法。除了文字，它還可以讓你拍照記錄，在看書做摘抄的時候就非常實用。如果懶得打字，OneNote也內(nèi)置了語音備忘錄的功能，你只要說話就可以輕松記錄。

2、利用OneNote收藏微信文章

如果你想要將平時在微信看到的優(yōu)質(zhì)文章保存到OneNote，這里也提供一個技巧。

關注微信公眾號「微軟云筆記」并綁定你的微軟賬號，之后遇到想要收藏的文章，只需要將其轉發(fā)到「微軟云筆記」即可。之后打開OneNote即可看到你收藏的微信文章。此外，你也可以直接給「微軟云筆記」賬號發(fā)送文字、圖片或者語音消息，所有消息都會直接發(fā)送至你的OneNote。

四、PowerPoint：時刻為下一場演講做好準備

Microsoft PowerPoint是協(xié)助你做好演講、展示的得力工具。你可以通過它在手機上查看PPT文件，做輕量的編輯，甚至直接做出精美的演示幻燈片。無論你在哪里，只要你手上有手機，就能利用碎片時間為下一場演講做好準備。

推薦使用微軟官方的PowerPoint，是因為它對最新特性的兼容性是最好的。最好的兼容性意味著完整的還原，假設你需要在會場的路上再回顧一下自己做的PPT，你肯定不希望自己看到的跟正式演講時有什么不一樣。

舉個例子：一些在其他app里展示不出來的效果（如「變形」切換），在PowerPoint里就可以完整展現(xiàn)。不要小看這些細節(jié)，它們對演講的節(jié)奏把控至關重要。

（由于GIF限制，僅做簡單效果展示）

五、Outlook：強大又簡潔的革命性郵件

AppMicrosoft Outlook這款郵件app簡潔不花哨，也不會提供非常復雜的功能，就專注于幫你在移動端處理好電子郵件這件事。它的前身，是我們很久之前就給大家推薦過的Acompli，后來被微軟以2億美元收購。注：微軟也提供了名為Outlook的郵箱服務，這個不在本文的討論之列。

1、文件視圖：再也不用找附件找到抓狂

不管在學校還是在職場，重要文件一般都是通過郵件來發(fā)送的。而用Outlook查找郵件里的文件真的非常簡單。它的「文件視圖」能將你各個郵箱及云盤的文件都收歸一處，你再也不需要一封一封郵件地翻才能找到自己需要的文件。

在這個文件視圖里內(nèi)置了搜索功能，你只需要搜索關鍵字就能輕松找到自己的文件。

2、日歷功能：快速分享你有空的時間

當有人在郵件里問「你什么時候有空」，你會怎么做？在此之前，我總需要打開另一個日歷app，看看自己的日程安排，再選一個空閑時間轉述成文字發(fā)給對方。而Outlook內(nèi)置了一個非常實用的功能：不僅能直接查看日歷，還支持快速分享自己的「空閑時間」。

你只需要在發(fā)郵件的時候，選擇右上角的「日歷」按鈕，選擇「發(fā)送空閑時間」即可看到自己的日程表，點擊空白區(qū)域即可選中自己的「空閑時間」，再點擊右上角的確定，Outlook就會生成一個漂亮的空閑時間表供你直接發(fā)送。

3、速度很快，還能免梯子收發(fā)Gmail

喜歡Outlook的第三大亮點，無論對誰都很重要我試用過很多電子郵箱客戶端，Outlook的「快」給我留下了深刻印象。當你打開一封郵件，你并不需要花時間等待它加載完成。

另外有個小秘密：除了最初添加賬號需要梯子外，用Outlook收發(fā)Gmail郵件都可以全程免掛梯子。

寫在最后

有不少人跟我說過，他們不覺得手機可以成為一個生產(chǎn)力工具：「工作就應該到電腦上，手機辦公就是個笑話?！苟蚁胝f，手機并不是要取代電腦辦公，而是扮演特定的的角色，應對特定的場景。對我們來說，找到合適的工具，再找到合適的方法和技巧才是最好的做法。我們希望今天分享的這些技巧可以助你一臂之力，讓你成為一個更敏捷的移動辦公者。