公司電腦如何有效控制郵件收發、控制聊天軟件使用以及禁止U盤使用呢？筆者以為，可以通過以下途徑來實現：

首先，可以通過物理手段禁止涉密電腦上網，將單位的外網和內網進行隔離。

毋庸置疑，通過物理手段禁止電腦上網或者只允許電腦使用內網（也就是局域網），而禁止電腦使用外網，也就是互聯網，從而可以徹底杜絕員工企圖使用郵件或聊天軟件泄密的行為。但是，這種物理控制電腦上網的方式也會帶來很多負面影響，比如導致電腦獲取網絡信息不方便，無法使用一些網絡軟件用于工作。

此外，雖然禁止了局域網電腦訪問外網，但是不能禁止電腦插U盤，通過U盤拷貝電腦文件的行為。為此，一些涉密單位，通過給電腦機箱加鎖的方式來屏蔽U盤使用，這樣雖然可以有效杜絕U盤使用，但是也給電腦使用U盾、加密狗等帶來一些不便，每次都需要開鎖打開機箱來進行。

其次，可以通過一些電腦安全管理軟件、網絡安全管理系統來保護電腦文件安全，禁止郵件發送、限制QQ文件發送以及禁止U盤使用等。

目前，國內有很多電腦安全管理軟件，可以對電腦進行全方位的管理，可以禁止電腦上網、禁止軟件使用，同時還可以禁用U盤、屏蔽USB存儲設備等。例如，有一款“大勢至USB端口控制軟件”（下載地址：http://www.grablan.com/monitorusb.html），就是一款專門的U盤屏蔽軟件、禁用U盤的軟件，可以完全禁止USB存儲設備的使用，禁止U盤復制電腦文件文件，實現U盤加密等等；同時，還可以禁止電腦上網，禁止電腦發送郵件以及禁止聊天軟件的使用等。具體設置如下：

在“大勢至USB端口監控軟件”右側這里，可以啟用“禁止打開的程序”、“禁止打開的網頁”、“只允許打開的程序”、“只允許打開的網頁”等功能，如下圖所示：

圖：程序運行控制、控制網頁瀏覽等

其中，在“禁止打開的程序”的右側，你可以添加禁止電腦運行的程序或禁止電腦安裝的軟件等，比如你可以將“QQ”添加到“設置禁止程序列表”中去，這樣電腦就無法再次打開QQ聊天軟件了，從而也就無法通過QQ聊天、QQ傳文件等方式來泄露單位商業機密了，如下圖所示：

圖：禁止QQ程序運行

同時，你可以在“禁止打開的網頁”這里，點擊后面的“設置禁止網頁列表”來添加禁止打開的郵件網址，你可以將除公司信箱之外的所有門戶網站郵箱的網址都添加進去（也可以將互聯網上所有主流的網盤網址加進去，這樣也可以防止員工通過網盤上傳單位文件），這樣電腦就無法打開門戶門戶網站的信箱而只能使用單位內部郵箱了，單位內部郵箱由于會保存員工的郵件發送記錄，一般情況下員工也不敢通過單位信箱來發送機密文件了。如下圖所示：

圖：禁止打開郵箱、禁止郵件發送

當然，你也可以通過“大勢至USB端口監控軟件”來只讓電腦運行某些程序（比如員工上班必用的幾個程序，添加方法和禁止運行程序相同）或只讓電腦打開某些網站（和禁止打開網頁相同，比如只讓打開單位郵箱網址），這樣也可以實現進一步的、強有力的電腦使用控制。

總之，保護單位電腦文件安全、保護機密信息的途徑很多。對于公司企業來說，可以通過專門的電腦安全軟件來進行，畢竟完全實行內網和外網分離對企業來說代價太大，同時也不現實；而對于國家機關和軍隊等單位來說，一方面可以通過物理隔離，實現完全的徹底的管理，另一方面也可以通過電腦安全管理軟件來配合管理，這樣可以實現最大的電腦安全管理效果。