巧用WPS下拉菜單快速錄入數據的方法介紹

2019-12-13 15:40:41

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在使用WPS表格的過程中，經常需要錄入大量的數據。如果每個數據都通過鍵盤來輸入，不僅浪費時間還浪費精力。利用WPS表格的數據有效性功能，可以快速、準確地輸入數據。例如教師希望按學生的考試成績劃分為四個等級：優秀、良好、合格、不合格，輸入過程中會重復的輸入這幾個等級，如果把幾個等級名稱集合到一個下拉菜單中進行選擇，那會大大簡化操作，并節約時間。
　　在WPS 表格中新增加了“數據有效性”功能，通過以下兩種方法都可以實現這一需求：
　　方法一：通過手動輸入數據源的方式制做下拉菜單;
　　方法二：通過引用數據區域的方式制做下拉菜單。
　　直接輸入法
　　步驟1：選擇“等級”列中的所有單元格，選擇“數據|有效性”菜單項，打開“數據有效性”對話框，在“設置”選項卡下，按“允許”右側的下拉按鈕，在列表中選擇“序列”選項，如圖 1所示：
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　　圖1 數據有效性區域的選擇
　　步驟2：在“來源”方框中輸入序列的各等級名稱(如：優秀,良好,合格,不合格等)，各等級之間以半角逗號進行分隔，選上“忽略空值”和“提供下拉菜單”兩個復選框，如圖 2所示。

　　圖2 有效性數據的輸入
　　步驟3：，最后單擊“確定”按鈕，回到工作表中，點擊“等級”列的任何一個單元格，都會在右邊顯示一個下拉箭頭，點擊它就會出現下拉列菜單，如圖3所示。

　　圖3 下拉菜單的選擇
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　　選擇其中的一個選項，相應的等級名稱就輸入到單元格中了，顯得非常方便，而且輸入準確不易出錯。當鼠標單擊其它任一單元格時，這個單元格的下拉箭頭就消失，不影響操作界面。
　　區域引用法
　　步驟1：首先在$D$1：$D$4區域中分別輸入優秀,良好,合格,不合格.如圖 4所示：

　　圖4 下拉菜單數據的輸入
　　步驟2：選擇“等級”列中的所有單元格，選擇“數據|有效性”菜單項，在對話框的“設置”選項卡下，在“允許”列表中選擇“序列”選項，點擊“來源”編輯欄，使用鼠標選中序列區域D1：D4，回到“數據有效性”對話框。如圖 5所示。

　　圖5 下拉菜單數據源的選擇
　　步驟3：點擊“確定”按鈕保存設置。最終的下拉菜單效果如圖6所示。

　　圖6 下拉菜單數據的選擇
　　小結：
　　1、WPS表格新增的“數據|有效性”為用戶提供了制作“下拉菜單”的功能，用戶可以通過“直接輸入法”和“區域引用法”來進行制作。
　　2、在“備選項”內容比較少的時候，通常使用“直接輸入法”來創建下拉菜單。通過該方法制作的下拉菜單，當單元格被復制到其他工作表中，仍然有效。
　　3、在“備選項”內容較多，或者內容經常變動的情況下，通常使用“區域引用法”來創建下拉菜單。通過該方法制作的下拉菜單，當單元格復制到其他工作表時，必須使用“定義名稱”的方法來重新設置。
　　另外，如果用戶使用“函數公式定義的名稱”來制作下拉菜單，公式結果必須是單元格引用，否則無法正常使用。
　　適用范圍:
　　適用于WPS Office 2005(751)以上版本。

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