很多企業的成本管理很細致，可復印機、打印機的管理和成本細分卻是筆糊涂賬。不能細分到部門甚至是個人。有些單位雖然使用了打印監控軟件，管理的僅僅是打印部分，但沒有對復印部分進行有效管理，管理并不完整。

1、目前復印機管理采用的方法大約有以下5種：

一、設立復印登記制度，復印進行記錄。看起來很正規，可問題是：

月底誰來統計每個人的使用量，尤其是一個單位有多臺復印機在不同位置，有多個登記本的時候，誰來合計？沒人管的記錄，還不如不要浪費那個登記本。

二、每個使用者設一個密碼，問題是：

 1、使用者多的時候，設置密碼不方便。（設置后要記錄，然后再分配給每位使用者？）

 2、變更密碼不方便。使用者忘記密碼、或離職、或新員工入職時，如何解決密碼的設置？（是服務商還是公司的復印機管理者來操作？）

 3、打印統計不方便。另外每臺電腦都要設置密碼打印，更換電腦時，會產生設置的問題。

 4、復印統計不方便。統計復印時，要到復印機那里一個賬戶一個賬戶地查看，公司復印機多或使用者人數多的時候，統計是個大麻煩。

三、每個部門設一個密碼，問題是：

  1、使用量、使用權限無法細分到個人。

  2、一個員工調換部門，部門密碼就需要變更。

  3、部門密碼就真的保密嗎？

四、控制空白復印紙，問題是：

  1、紙是領走了，但打印了什么文件、是否使用了彩色，單位并不知道。

 2、每次復印要自己放紙，一天到晚就聽拉推復印機紙盒的聲音了，復印機紙盒也容易損壞。

 3、最重要的是為了節省辦公，如果花在領紙、管紙上的時間成本、人工成本并不是小數的話，或許不去管還更省錢。

五、專人管復印機，問題是：

  1、一年的人工成本多少？

  2、管理員離開位置，復印機無法管理或無法使用。

上述5種方法都不理想，其實解決復印打印統計，并控制使用成本并不復雜，最好的解決方案是：使用復印打印管理系統，實現單位所有的復印機和打印機自動管理和統計。

復印、打印、掃描自動管理的好處是：

一、節省費用：每個人彩色與黑白、復印與打印的使用權限可根據需要個性化配置，比如禁止彩色復印或彩色打印的權限，或限制印量等。刷卡才能打印出來，避免了打印出文件沒人取或亂取的浪費，彩色打印還可以強制用黑白輸出。

二、漫游打印：不裝刷卡的話，發出打印命令后如果復印機/打印機正在使用，要等用完才能輸出打印件，去取打印件時，如果發現復印機/打印機故障而換設備打印，容易出現原設備故障排除后，發生重復打印的問題。裝了刷卡后，可到其它復印機/打印機（包括不同品牌）刷卡輸出，重新打印的麻煩和重復打印的問題，都不會發生。

三、保密打印：打印件刷卡才輸出，輸出時間可自由掌握，避免輸出的文件遺留在打印設備上，造成的泄密。

四、掃描便捷又安全：復印機使用刷卡掃描到郵箱時，不用再在復印機上給每個人設置一個郵箱了，刷卡掃描可自動將掃描件發到軟件使用者帳戶里預先設定好的1個或N個郵箱，既解決了掃描到共享文件夾時信息不安全的問題，又解決了傳統掃描到郵箱時，要在每臺復印機給每個人設置郵箱的麻煩，和設置復雜的問題，以及更換復印機要重新設置郵箱的問題。（傳統掃描到郵箱，人數多的時候、員工入職/離職的時候，設置或刪除郵箱的工作是不是很繁瑣？供應商是不是怕麻煩，而沒有采用比掃描到共享文件夾安全的掃描到郵箱方式？或者沒有全部設置掃描到郵箱？甚至沒有介紹出租的復印機可以掃描？甚至說出租的復印機不能掃描？）

五、自動統計：通過刷卡復印、刷卡打印，每個人在不同品牌型號復印機、打印機上的使用量，都自動統計到系統后臺的賬戶，一張都跑不了，可以方便地按部門印量、個人印量、月印量、彩色印量、最大用量等條件進行統計，成本的細分不僅能到部門，還能精確到個人。

六、統計準確：使用量以系統管理后臺的記錄為準（掌握在用戶手里），而不是以復印機的計數器為準（掌握在服務商手里），徹底解決租賃或全包服務中，不良供應商虛增使用量（調高計數器）的問題。

七、內容監控：可監控打印的文件名，甚至打印內容、復印內容，有效控制私用。

八、防網絡阻塞：打印采用網絡共享方式，打印數據先傳到服務器上，刷卡時才傳到打印機，不像網絡打印，打印數據直接傳到打印機上，在打印量大，或瞬間打印量大時，可能會阻塞網絡。