考試結束，教育部門要求全市學生的成績都匯總在如圖1的同一個Excel工作表中，并要求求出各學校、各專業、各學科的平均分。

　　全市三個學校、每個學校都有六個專業、每個專業都有五門課、各專業人數不等，總計有1000余人，工作量巨大。但如果采用Excel數據透視表來完成的話，呵呵，就簡單多了。

　　一、創建數據透視表

　　點擊菜單命令“數據→數據透視表和數據透視圖”，打開“數據透視表和數據透視圖向導”對話框。

　　第一步，如圖2所示，選擇“Microsoft Excel數據列表或數據庫”及下面的“數據透視表”單選項。

　　第二步，如圖3所示，在“選定區域”輸入全部數據所在的單元格區域，或者點擊輸入框右側的“壓縮對話”按鈕，在工作表中用鼠標選定數據區域。

　　第三步，在對話框中選定“新建工作表”單選項，以便將創建的數據透視表放到一個新的工作表中，再點擊“完成”按鈕，如圖4所示。

　　這樣，就可以建立一個空的數據透視表，并同時顯示“數據透視表”工具欄和“數據透視表字段列表”對話框，如圖5所示。

　　二、利用數據透視表得到需要的結果

　　根據要求，我們應該得到各學校、各專業、各學科的平均分數。因此，我們應該把“學校”、“專業”作為行字段，而把各學科數據作為數據項。

　　從“數據透視表字段列表”中，把“學校”拖到數據透視表左側“將行字段拖至此處”位置，再將“專業”字段拖至“學校”字段的右側，待鼠標變成“I”字形時松開鼠標，如圖6所示。如此就會得到如圖7所示的效果。這正是我們想要計算平均分的各個項目。

　　現在，我們只要從“數據透視表字段列表”中依次將學科字段拖至數據透視表中“請將數據項拖至此處”位置，可以得到各學校、各專業、各學科的成績總和。如圖8所示。

　　現在我們將各個求和項改為求平均值就可以了。選中透視表中第一個“求和項：語文”，如圖中C4單元格，然后點擊“數據透視表工具欄”中“字段設置”按鈕，打開“數據透視表字段”對話框。在此對話框“匯總方式”列表中選擇“平均值”。如圖9所示。確定后，所有各學校、各專業的語文科就由求和改成求平均值了。

　　其它學科照此辦理。五門課只要五次這樣的操作。與此同時，我們還會得到各學校的各學科平均分及全市三所學校的各學科平均分，如圖10所示。

　　當然，用分類匯總的辦法也可以完成上面各數據的分析。但是，這需要首先對數據進行相應的排序，而且如果我們需要產生報表，那么需要自己設置相應的表格。而用數據透視表來完成，則可以自動產生相應的報表，省卻了設計表格的麻煩。另外，如果拖動行字段或列字段相應的字段，則可以方便地創建另外的報表，非常方便。如圖11所示表格，即只需要將行字段中的“專業”字段拖至“列字段”，就可以了。